Glosario Archivistico

GLOSARIO ARCHIVISTICO

Administración Documental: La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales

Casilleros: Mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo, cartas para distintos destinatarios.

Clasificación: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CRONOLÓGICO: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

DOCUMENTACION: Conjunto de información sobre un determinado asunto y técnica con que se recopila.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Epistolar: Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especificación de funciones por cada tarea. Dicho principio separa, distingue y especializa.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

FILATELIA: Conjunto de conocimientos sobre los sellos y afición a coleccionarlos.

Flujo: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.

FLUJOGRAMA: Representación gráfica de los pasos a realizar para alcanzar un objetivo.

FOLIACION: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Esta operación se incluye en los trabajos de ordenación y que consiste en enumerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

Folio: Hoja

FRANQUEADORA: Maquina que imprime el valor del franqueo en una etiqueta o directamente en el sobre de la carta.

FRANQUICIA: Cantidad establecida en la póliza, que se deducirá de la indemnización a satisfacer por el asegurador en caso de siniestro, siendo, por tanto, una forma de participación del asegurado en el coste del siniestro

Gestión documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MINUTA: Registro oficial de lo que se dijo y se hizo en una reunión. Borrador o extracto de un documento que se hace anotando los puntos principales que serán utilizados en su redacción final

ORIGINAL: Documento producido directamente, sin ser copia de otro..

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Registrar: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite

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