Guia De Trámite Documental

1. Investigue todo lo relacionado con la administración y planeación contingencial: Conceptos, autores, aplicación. Reúna literatura obre el tema y aplíquese a estudiarla.

La administración es un proceso que consiste en la planeación, organización, dirección y control para así lograr alcanzar los objetivos determinados, utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas

La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación.

PRINCIPALES AUTORES

Frederick Winslow Taylor.

Fue uno de los principales exponentes del cientificismo, nace en Filadelfia e el año 1856 y muere en 1915. ingresó a una compañía que fabricaba lingotes de acero en la época de depreciación e los EE.UU, ocupando el puesto de obrero y luego pasando por los demás niveles llegó al puesto mas alto. Esto le permitió darse cuenta de las afectaciones que daban los obreros a las máquinas.

Henry Fayol.

Henri Fayol (1841 – 1925) nació en Constantinopla y falleció en parís, se gradúa de Ingeniero de Minas a los 19 años, hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos, considerado el padre de la Teoría Clásica de la Administración la cual nace de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, establece catorce principios de la administración, dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funciones básicas de la empresa.

A diferencia de Taylor, los estudios de Fayol se referían a la administración clásica, el foco era la empresa como un todo, no sólo un segmento de ella. Consideró que la administración estaba compuesta de funciones y basa su teoría en cuatro (4) principios básicos:

 Descomposición de las actividades administrativas en cuatro elementos.

 División de las actividades de la empresa.

 Considera esencial el desarrollo de actividades técnicas del trabajador y que éstas deberían desarrollarse por escala jerárquica.

 la aparición del pensamiento moderno.

En el campo de la administración y su aplicación en las organizaciones, constantemente surgen nuevas ideas tendentes a obtener mejoras continuas en todos los campos de la dirección de empresas, de los abastecimientos, de las ventas y la mercadotecnia, de la gestión de personal, del aprendizaje y de las empresas que aprenden, etcétera

Es aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y Organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: Iglesias; Universidades; Gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; Hospitales; Fundaciones, etc.; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Los especialistas recomiendan planificar cuando aún no es necesario; es decir, antes de que sucedan los accidentes. Por otra parte, un plan de contingencia debe ser dinámico y tiene que permitir la inclusión de alternativas frente a nuevas incidencias que se pudieran producir con el tiempo. Por eso, debe ser actualizado y revisado de forma periódica.

Por otra parte, el plan de contingencias no debe limitarse a estas medidas organizativas. También debe expresar claramente:

• Qué recursos materiales son necesarios.

• Qué personas están implicadas en el cumplimiento del plan.

• Cuáles son las responsabilidades concretas de esas personas y su rol dentro del plan.

• Qué protocolos de actuación deben seguir y cómo son.

A. ¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es un tipo de plan preventivo, predictivo y reactivo. Presenta una estructura estratégica y operativa que ayudará a controlar una situación de emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas.

El plan de contingencia propone una serie de procedimientos alternativos al funcionamiento normal de una organización, cuando alguna de sus funciones usuales se ve perjudicada por una contingencia interna o externa.

B. ¿Cuál es la función principal de un plan de contingencia?

La función principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa su elaboración la dividimos en cuatro etapas:

1. Evaluación.

2. Planificación.

3. Pruebas de viabilidad.

4. Ejecución.

Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo y la última a la ejecución del plan una vez ocurrido el siniestro.

La planificación aumenta la capacidad de organización en caso de siniestro sirviendo como punto de partida para las respuestas en caso de emergencia.

C. ¿Cuáles son las fases o etapas de un plan de contingencia y en qué consiste?

Determinación de los niveles de riesgos, identificar amenazas internas o externas en lugar fase 1 determinado fases del análisis de plan vulnerabilidades, identifica la probabilidad de ocurrencia de la amenaza, efecto que tendría sobre las personas, los recursos, los sistemas y los procesos de

 Fase planificación: establecer objetivos de la organización a corto, mediano y largo plazo. fijación de cronograma fases del fase 2 organización y de actividades de las brigadas de plan estructuración emergencias.

 Pruebas de viabilidad: revisión de la implementación del programa fijado / indicadores. cronograma de capacitación de las brigadas y el personal. Implementación de procedimientos fase 3 operativos fases del aplicación plan de plan emergencias

 Aplicación del plan de emergencia: indicadores de respuestas, fases del aplicación plan de plan emergencias tiempo record, establecer mecanismos de divulgación, marcha y mantenimiento

D. ¿Utilidad de un plan contingencia para un archivo?

El diseño e implantación del Plan de Contingencia permitiría:

 Identificar los factores de riesgo que pueden llegar a amenazar la información que reposa en el Archivo, en especial los factores que podrían llegar a afectar los documentos esenciales.

 Analizar la magnitud de cada uno de los factores de riesgo identificados a través del mapa de riesgos.

 Determinar las medidas de prevención mitigación, preparación, respuesta y recuperación que deben incorporarse en el Programa de Gestión Documental de la Universidad.

 Optimizar la capacidad

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