IT GUÍA GESTIÓN DOCUMENTAL ACREDITACIONES

1.- OBJETO

El objeto de esta guía es establecer un sistema de envío de documentación común para facilitar su gestión y control.

2.- DESCRIPCIÓN

Durante el proceso de acreditación se manejan decenas de documentos para cientos de trabajadores de diferentes empresas. Para facilitar el tratamiento de esta información se establece en esta guía un sistema común de intercambio de documentos.

3.- ÁMBITO DE APLICACIÓN Y RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de todas las empresas implicadas en los procesos de acreditación el establecer en sus sistemas de gestión documental las indicaciones dispuestas en esta guía para facilitar la gestión y control documental.

4.- DEFINICIONES

DOC-AC: Documento de acreditación de trabajadores por el que las empresas colaboradoras acreditan los requerimientos establecidos en el documento tanto del personal propio como del de sus subcontratas. Para cada uno de los trabajadores incluidos en el DocAc se indicará Apellidos, Nombre, NIF y Empresa, si es Apto para trabajos con riesgos especiales y si el trabajador es designado como Responsable de ejecución de trabajos.

Los trabajadores acreditados incluidos en el DocAc quedarán facultados únicamente para el trabajo para el cual han sido acreditados como “aptos”. Si cambiasen de actividad o hubiese modificaciones en los riesgos a los que estuviesen expuestos, tendrían que volverse a acreditar.

5.- PROCESO

Para garantizar el proceso de acreditación éste debe de ser lineal y continuo.

6.- MODO OPERATIVO

6.1 MODO DE ENVÍO

Los envíos de documentación se realizarán principalmente mediante correo electrónico. El formato del envío será el indicado en el apartado 6.2. de esta guía.

Para envío de documentación para acreditación de más de 50 trabajadores, se deberá utilizar un medio de almacenamiento de datos, ejemplo un CD, para facilitar posteriormente su gestión y control. El formato para el envío de este CD y de su contenido, debe seguir lo indicado en el apartado 6.2. de esta guía.

6.2 FORMATO DE ENVÍO

Todos los envíos de documentación que se realizan mediante correo ordinario, o envío de elementos de almacenamiento, ejemplo CD, deberán ser comunicados mediante correo electrónico a…………………………………………indicando la fecha de envío, la documentación enviada y previsión de recepción. En el remite de la carta se debe indicar la palabra Acreditaciones Prevención, el nombre de la Empresa contrata/subcontrata y el nombre del cliente para el cual necesita acreditarse. En el destinatario se debe indicar siempre con el nombre de Acreditaciones Prevención SPM.

La documentación enviada por correo electrónico debe de tener uno de los “Asuntos” siguientes, según el tipo de tarea a solicitar:

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