Guia Para La Organizacion De Archivos De Gestion

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

OBJETIVO

Definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión de

cada Unidad Académica y/o Administrativa de la Universidad Surcolombiana,

con base en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, y Acuerdo No. 042

del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de fecha 31 de octubre

de 2002.

DEFINICIONES

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad,

en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e

información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o

como fuentes de la historia.

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por

los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es

tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por

las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u

otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o

solución a los asuntos iniciados.

Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las

categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer

paso del proceso de organización

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado.

Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su

contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y

políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y

trascendencia.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan

a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No

generan trámites para las instituciones.

Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de

apoyo en los archivos de gestión.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones

Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos,

resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,

incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.

Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman

parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se

transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina

cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia

Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos

documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio

de conservar su información en otros soportes.

Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de

un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los

trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es

un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor

que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una

noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.

Folio: Hoja.

Foliar:

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