Guia de aprendizaje. Apoyar los procesos administrativos de la organización

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa– Ficha 1840062

Código del Programa de Formación: 122121

Nombre del Proyecto: Apoyar los procesos administrativos de la organización – 888147

Fase del Proyecto: I Análisis

Actividad de Proyecto: IDENTIFICAR Y REGISTRAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.

COMPETENCIA:

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización – Instructora Yohana M. Heredia Almonacid.

• Resultados de Aprendizaje:

21060100801: Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente.

21060100804: Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente.

21060100802: Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.

21060100805: Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente.

Competencia # 2

210601001 PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

Resultados de Aprendizaje:

21060100101 Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organización y su entorno.

21060100102 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad.

21060100103 Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional.

21060100104 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad.

Competencia # 3

Resultados de Aprendizaje:

Competencia # 4

Resultados de Aprendizaje:

Competencia # 5

Resultados de Aprendizaje:

• Duración de la Guía: 440 horas

1. PRESENTACIÓN

Actualmente el mercado laboral presenta múltiples exigencias para el desempeño óptimo de un puesto de trabajo; requiere que los empleados además de dominar múltiples competencias estén también en la capacidad de aportar de manera significativa ideas y proyectos para el mejoramiento de los procesos y procedimientos que llevan a cabo las organizaciones, con el fin de que sus herramientas comerciales y empresariales le permitan adquirir una posición dominante en el sector productivo al que pertenece.

La presente guía de aprendizaje es una excelente oportunidad que el aprendiz puede utilizar para afianzar sus conocimientos, habilidades,  destrezas  y adquirir nuevas competencias, que  lo preparen para participar activamente en el mercado laboral, tanto a nivel personal como con propuestas de mejora para una organización

1. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de Reflexión inicial

Reflexionar sobre la pregunta que plantea la imagen.

[pic 2]

En equipos de cuatro integrantes resuelva los siguientes interrogantes:

¿Qué aspectos plantea la imagen y determine cuáles son los factores que determinan el cambio?

¿Ha sentido la necesidad del cambio y que beneficio le significó?

Cuál es la principal importancia de estos aspectos al desarrollo socioeconómico del país

Argumente sus respuestas en plenaria.

3.2. Actividades de Contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

3.2.1. Organizar Documentos

Descripción de la actividad:

Conforme equipos de cuatro integrantes y responda las siguientes preguntas:

¿Cómo se ve en el ámbito laboral?

¿Qué espera encontrar en el ámbito laboral?

¿Cuántas funciones cree poder tener a su cargo?

¿Qué capacidades posee para desarrollar dichas funciones?

1. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Estimado aprendiz durante su proceso de formación usted desarrollará el proyecto Apoyar los procesos administrativos en la organización; en la primera fase de este proyecto usted desarrollará la siguiente actividad de aprendizaje: Cartilla didáctica con los contenidos temáticos de cada una de las competencias.

A continuación, usted encontrará cada una de las actividades de las competencias que le permitirán desarrollar la gran actividad planteada en la fase de Análisis.

ORGANIZAR DOCUMENTOS:

A partir de la información trabajada y aprehendida durante la información:

3.3.1. Elabore el manual de gestión documental de su empresa.

           Exponga los ocho procesos de Gestión documental.

Ambiente y Recursos: Ambiente convencional, portátiles, conectividad a internet.

COMPETENCIA: PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

• Establecer las características de la administración.
• Consultar la definición de empresa, clasificación de las empresas y la importancia recursos y valores de las empresas.
• Realizar el proceso administrativo de la organización seleccionada.
• Consultar la matriz DOFA de la organización.
• Consultar los signos de puntuación.
• Desarrollar mapas mentales con cada uno de los documentos comerciales.
• Redactar y transcribir cada uno de los documentos comerciales teniendo en cuenta los lineamientos de la GTC 185.
• Realizar un informe según la GTC 185 del diagnóstico de la microempresa, donde se reflejen las fortalezas y debilidades.

3.4. Actividades de transferencia del Conocimiento-Organizar Documentos

...