HACER UN ACTA

HACER UN ACTA

Este documento tiene como objetivo dejar constancia de lo acontecido, de los acuerdos o discrepancias a los que se han llegado en reuniones, sesiones, juntas o asambleas.

El acta supone un documento muy utilizado en muchas profesiones, no obstante, el profesional del secretariado deberá conocer la relevancia de este documento, el formato adecuado del mismo, sus reglas, etc. ya que a menudo, asistirá a reuniones de trabajo o juntas donde tenga que redactar un acta para dejar constancia de los puntos allí tratados.

Pasemos a ver qué características debe reunir un acta.

Características que debe reunir un acta

Un acta deberá puede contener los siguientes apartados:

• Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.

• Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el nombre de ésta.

• Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quiénes no.

• Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunión o junta (el presidente).

• Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar tratando de que éstos se relacionen por orden de tratamiento.

• Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, pero también se podrán indicar aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.

• Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.

• Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con derecho a voto ya que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicará quiénes son las personas que votan personalmente o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio de la autorización correspondiente.

• Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo esta última persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es aprobada en reunión.

Cuando se trata de una junta, se debería celebrar en el domicilio y sede social de la empresa, debiéndose indicar en el acta el medio usado para convocar la reunión y la persona que realizó dicha convocatoria.

Modelos de actas

Es recomendable disponer de un modelo de acta, éste, dependiendo de si es una reunión o una junta, este modelo deberá adaptarse. No obstante, existen también libros especiales que recogen las actas, un ejemplo son los libros donde se reúnen las actas de las reuniones comunitarias.

Pasemos a ver un modelo de de acta, en él, se han señalado dos tipos de letras, para identificar la parte genérica del modelo y la parte de texto del ejemplo.

EJEMPLO 1: CONFECCIÓN DE UN ACTA

En el siguiente ejemplo,

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