IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. El concepto de administración documental hace referencia al tratamiento y proceso archivístico que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, el manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su producción, trámite, clasificación, descripción, utilización y conservación.

2.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

• El diseño normalizado de los documentos.

• Controlar el uso y la circulación de los documentos.

• Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.

• Simplificar los procedimientos.

• La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.

• Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.

• Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.

• Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.

• Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.

• Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

• Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

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