IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACION

Vanessa Tejada Grajales

20/09/2012

Actividad 5

Importancia delo archivos para la administración.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACIÓN

En los últimos años con la expansión socioeconómica, se ha producido al mismo tiempo una mayor complejidad técnico - administrativa, tanto estatal como privada, que genera un mayor número de documentos destinados en su faz final, a los archivos.

Los archivos se han ido configurando, como un centro de producción de información. Estos deben continuar recogiendo los hechos que han tenido lugar, como las actuaciones referentes a la evolución y desenvolvimiento de la administración de una entidad, registros contables que reflejan la situación económico - financiera etc. Pero además de registrarlos debe interpretarlos, para elaborar convenientemente aquella información que deberá servir de antecedente para las más importantes decisiones que se han de tomar.

debemos adaptar los archivos de tal manera que las exigencia nos permitan tener entre otras cosas:

Diponer de personal capacitado

Instalar archivos en los lugares precisos.

Tener los mobiliarios necesarios a las exigencias de cada función.

Emplear un buen sistema para clasificar los documentos y asi tener un mejor acceso.

Establecer normas para su funcionamiento y cumplirlas

Con respecto a la instalación del archivo en lugares idóneos esto está condicionado al destino propio del Archivo. Se debe constituir en el centro administrativo del que dependen.

Básicamente los archivos son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido para buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos administrativos, determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones rápidas que se necesiten para el funcionamiento de dichas entidades , responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de los ciudadano.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones,

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