LA IMPORTANCIA DEL MANEJO DE LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACION

LA IMPORTANCIA DEL MANEJO DE LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN

La ley 594 de 2000 establece la normatividad relativa a la archivística, resaltando la importancia que tienen estos para el adecuado y armonioso funcionamiento de las empresas, teniendo tratados por archivos a los documentos que se generan en el transcurso de la gestión de una persona pública o privada, y que se conservan como informes de lo ejecutado por la misma y que sirven a quien las produce y a los ciudadanos como soportes o evidencias de lo que realiza.

Los archivos significan una base que sostiene y acredita cada una de las acciones realizadas, permitiendo así que la administración pueda acceder a ellos en caso de necesitarlos o simplemente como parte de la historia que se mantiene acumulada para tomarla en cualquier momento que se requiera. No solamente la administración puede servirse de los archivos, sino también la comunidad en general, ello con el objetivo de brindar efectividad a los fines del Estado Social de Derecho, permitiendo de esta forma que las personas puedan acceder a los archivos para tener conocimiento de todas las gestiones perpetradas y de esta forma hacer uso de su derecho a la participación en las decisiones que sean tomadas para que no se tome ninguna de ellas que afecte a ningún miembro de la comunidad.

Estos documentos además son importantes para la toma de decisiones donde se tienen en cuenta los antecedentes, son instrumentos para realizar las respectivas gestiones administrativas, económicas, políticas, judiciales y culturales, implican racionalidad por parte de la administración, y cobran gran importancia al tener una función perpetradora, una probatoria y una garantizadora dentro del Estado colombiano, quien debe cumplir con sus obligación de administrarlos y permitir que se tenga acceso a ellos ya que son fuentes de información que constituyen patrimonio de la Nación.

De todo lo anterior se puede finalizar enunciando que los archivos son de vital importancia para la administración y para la comunidad debido a que representan todas las actuaciones que se han producido, constituyendo con ello un fundamento informativo, cultural, histórico, que soporta el efectivo cumplimiento de los fines de Estado, garantiza la protección de los derechos de los ciudadanos y también se encuentra sirviendo como evidencia para tener certeza de las gestiones que se han elaborado, obteniendo de esta forma una herramienta que contribuye al efectivo cumplimiento de los derechos de los colombianos por parte del Estado colombiano.

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