Importancia Dsel Orden, Archivo Y Reguardo De La Documentación Administrativa

Podemos definir documentación administrativa como cualquier documento, toda expresión escrita, natural o codificado, grabado en cualquier clase de soporte material, y cualquier expresión gráfica testimonio de existencia de las actividades o de las funciones de una persona física o jurídica. Generalmente este tipo de documentos son realizados en oficinas y son de gran importancia en todas las empresas, por lo tanto es muy importante mantenerlos archivados en orden y resguardarlos. Pero ¿de qué nos sirve mantenerlos de esa manera? Pues ese será el tema a tratar en este ensayo.

Imaginen por un momento que se necesita un acta administrativa, como respaldo del despido de un trabajador, pero no está archivada. Por lo tanto no existe un respaldo o como comprobar porque razón lo están despidiendo y si aún hace se hace la carta de despido; el trabajador podría demandar a la empresa por “despido injustificado” lo cual le costaría una fuerte cantidad de dinero a la empresa. Siendo que se pudo haber evitado tanto problema, manteniendo los documentos en orden. Este es solamente un ejemplo de lo importante que es mantener archivados y en orden los documentos referentes a la empresa.

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Una de las principales ventajas de mantener en orden este tipo de documentos, es que facilitan el encontrarlo. Por lo general se orden por fecha, dejando al principio el documentos más reciente; sobre esa clasificación se subdividen por departamentos. Para que de esta manera sea aún más sencillo encontrar el documento que se requiere.

Todos estos archivos deben, necesariamente, poseer una copia en el expediente del trabajador involucrado y otra en el departamento interesado. Esto es parte del resguardo de esta documentación y vuelve más eficaz el tener un control sobre los trabajadores y las necesidades de la empresa

Al final de este ensayo, hemos comprendido lo importante que es, primeramente la documentación administrativa y lo necesaria que es en cualquier empresa. También hemos aprendido que el llevar un orden, control y respaldo sobre esta documentación facilita enormemente la manera de encontrarlo y utilizarlo.

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