Importancia de los archivos

Ensayo: importancia de los archivos

IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO

Debo iniciar este ensayo definiendo lo que es un archivo, según el Consejo Internacional de Archivos (International Council on Archives - ICA) Los archivos son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son conservados por su valor testimonial a largo plazo.

Un archivo es un registro contemporáneo creado por individuos y organizaciones durante el desarrollo de sus actividades; a lo largo del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana hacia eventos que formaron parte del pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos: documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales y análogos. Los documentos de archivo son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos de todas partes del mundo. (Archives, s.f.).

Dicho de esta manera, la importancia de un archivo cualquiera que fuera su categoría o clasificación es demasiado alta, por su misma naturaleza y misión, un archivo puede contener gran cantidad de información histórica y secuencial que coadyuva en la toma de decisiones de una empresa o simplemente tiene un valor sentimental por hacer parte de la historia de un pueblo, nación o país.

Los archivos constituyen parte esencial del hoy por hoy de las empresas, una empresa sin archivo de gestión lo podría comparar rápidamente como ¡un carro sin timón¡ así es, en mi opinión personal los archivos son de tal importancia que sin ellos una empresa perdería su norte, básicamente porque sin ellos no hay evidencia o soporte de las acciones, decisiones, inversiones, comunicaciones, documentos públicos, pagos de impuestos, requerimientos, órdenes de compra, facturas entre otros muchos documentos de vital importancia para la gestión de las empresas.

Vamos por toda nuestra vida realizando un innumerable listado de acciones que siempre están dirigidas a un único fin, construir memoria. Y es allí donde está la importancia de un archivo, radica esencialmente en la necesidad de dejar plasmado un soporte, una memoria, algo que trascendiera entre nosotros y sirviera como guía para las nuevas generaciones. Pero más allá de solo tener algo para guardar o para archivar, nace la importancia de la manera como se debe conservar esta información, en efecto, la necesidad de contar en la actualidad con profesionales en archivo, personas especializadas en la recolección, organización y conservación documental y archivística de la nación, las empresas, las entidades públicas y privadas entre otros.

Para terminar con este escrito, es importante resaltar que, en la actualidad, existen innovaciones tecnológicas que nos ayudan en todo el proceso de archivo y a través de instrumentos creados para medir y mantener las condiciones óptimas de temperatura, luz, humedad, entre otros, necesarios para prolongar la vida de s mismos.

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