Ensayo importancia del archivo

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.

​Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa; Incluso podemos encontrar diferentes clases de archivos como lo son:

-Según la organización (archivo centralizado, descentralizado, archivo descentralizado con control descentralizado, archivo descentralizado con control centralizado según su uso (archivo activo, archivo semiactivo, archivo  inactivo)

-según su naturaleza (archivo público, archivo privado, archivo privado de interés público)

-según su ciclo de vida (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico)

Cualidades como (económicos, funcionales, simples, exactos y técnicos) y en la  categorización (archivo general de la nación, territorialidad, organización del estado

Además el archivo en los últimos años ha tenido gran  importancia en la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un  “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente  el uso de nuevas tecnologías cabe mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios o  el Correo Electrónico que ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación entre el archivero y los usuarios ,en toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por  leyes y decretos que existen y que hablan sobre la Organización del archivo.

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