Industrias Inca S.A.

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Informe Desarrollo de Auditoria según PG-CI-TRP06-V02 DESPACHOS-DISTRIBUIDORES para el Área de Despachos

Septiembre 19 de 2012

De: Departamento de Control Interno

Para: Oscar Velandia

Jefe Transportes

C.C.: Luis Guillermo Liévano

Gerente de Logística

De acuerdo a lo establecido en el Programa de Auditoria para la revisión de Despachos, se presenta para su análisis y disposición el siguiente contenido.

Objetivos

 Emitir una opinión con respecto al adecuado ambiente de control interno y la adecuada documentación del proceso de pago del Área de Despachos.

 Comprobar la existencia de controles internos para el adecuado manejo del proceso de pago del Área de Despachos.

 Efectuar seguimiento y verificación a la documentación del proceso de pago al Área de Despachos a partir de documentos de cobro, soportes, niveles de autorización, políticas, manuales y procedimientos documentados en el SGC.

Metodología

 Según auxiliar contable, se elabora base de datos según referentes y criterios de control interno establecidos para la selección de la muestra.

 Según soportes y pruebas de entrega adjuntos se valida base de datos, con la información que compone la cuenta de cobro o la factura.

 Verificación de la información que compone de la cuenta de cobro o factura:

• Conceptos

• Cantidades

• Tarifas

• Documentos Soporte - Pruebas de Entrega

• Niveles de Autorización

 Verificar la consistencia de información, según datos del sistema a partir de la consulta “Consultar Doc Radicados”

 Verificación de soportes físicos de las cuentas de cobro o la factura según corresponda.

Descripción Global del Ciclo

 Área de Picking entrega pedidos facturados al Área de Despachos.

 Asignación de rutas al Transportista.

 Selección y aprobación de rutas.

 Cargue de pedidos y otros conceptos en los vehículos asignados.

 Envió de pedidos y otros conceptos por el Transportista.

 Entrega de pedidos, solicitud de firma como acuse de recibido del pedido y otros conceptos.

 Elaboración de la cuenta de cobro o factura según comprobantes de entrega.

 Revisión y aprobación de la cuenta de cobro o factura según archivo “PEDIDIS” y soportes adjuntos.

 Registro contable.

 Se efectúa el pago al Transportista.

Alcance

Revisión de los despachos contabilizados durante Mayo de 2012 y Julio de 2012 según muestra.

El costo total de los despachos contabilizados de Transportistas (73 Transportistas) durante Mayo de 2012 a Julio de 2012 fue de $ 1,135,219,178 correspondiente a 424 cuentas de cobro o facturas. Se hizo seguimiento al 46% de los despachos contabilizados es decir a $ 521,588,191 correspondiente a 90 cuentas de cobro o facturas, distribuidos de la siguiente manera:

*Del universo mencionado $ 138,057,814 corresponden a 21 cuentas de cobro o facturas que fueron contabilizados en el mes de Agosto. Esto con el objeto de verificar campañas completas de campaña 201207 a 201211 de los Transportistas incluidos en la Muestra*

UNIVERSO – CAMPAÑA 201207 A 201211 MUESTRA – CAMPAÑA 201207 A 201211

CONCEPTO TOTAL PORCENTAJE (%) TOTAL PORCENTAJE (%)

COSTO 1,135,219,178 100% 521.588.191 46%

CUENTAS DE COBRO O FACTURAS 424 100% 90 21%

TRANSPORTISTAS 73 100% 13 18%

 Detalle de la Muestra:

TRANSPORTISTA VALOR TOTAL (%) PARTICIPACION SOBRE EL VALOR TOTAL DE LA MUESTRA TOTAL CTA. COBRO O FACT. (%) PARTICIPACION SOBRE EL TOTAL DE CTA. COBRO O FACT. DE LA MUESTRA

ALVARO ENRIQUE QUINTANA 113,367,740 22% 11 12%

ENTREGAS PROFESIONALES 63,509,700 12% 5 6%

ANDRES FORERO ERAZO 61,978,520 12% 10 11%

DAISSY DIAZ 54,712,360 10% 9 10%

K-RRERA EXPRESS LOGISTICA S.A.S 50,935,811 10% 10 11%

DAIRO ANTONIO TORRES PEREZ 37,264,690 7% 5 6%

JORGE TORRADO YANEZ 34,432,390 7% 10 11%

ALIRIO GIOVANNY GOMEZ 32,313,830 6% 5 6%

CARDENAS MARIELA RAMONA 32,260,840 6% 5 6%

LUIS EDUARDO DELGADO SANTACRUZ 21,012,270 4% 5 6%

CARLOS MARTINEZ ROJAS 7,201,910 1% 5 6%

RICHARD ROSALES CASTILLO 6,891,960 1% 5 6%

JOSE AICARDO RODRIGUEZ 5,706,170 1% 5 6%

TOTAL MUESTRA 521,588,191.00 100% 90 100%

La información que se toma como criterios de evaluación para revisión y seguimiento es la siguiente:

• Procedimiento Aprobación Cuentas Cobro PR-DESP-02-V01

• Manual de Cargo Jefe Despachos

• Manual de Cargo Asistente Despachos

• Cuestionario de Control Interno – 13 de Agosto de 2012

• Manual Acuerdo de Servicio ADS

El procedimiento y el manual Acuerdo de Servicio ADS hacen parte del SGC.

I. Ambiente y Actividades de Control Interno

 Se evidencio que el área de Despachos, cuenta con objetivos, políticas y procedimientos documentados en el SGC. Sin embargo, se observo que el encargado del proceso “Asistente de Despachos”, no está exigiendo el cumplimiento de la totalidad de los requisitos establecidos en el Manual de Cargo y Manual Acuerdo de Servicio ADS.

 Se evidencio que las funciones y responsabilidades del encargado del proceso están enmarcadas dentro de la metodología manejada por el departamento de Recursos Humanos – Talento Humano.

II. Seguimiento y Verificación de las Políticas, Procedimientos, Manuales de Cargo y Manual Acuerdo de Servicio ADS del Área de Despachos.

1. Criterio de cumplimiento:

 Cuestionario de Control Interno Pregunta 11

a. Como actividad de control se procedió a validar el cumplimiento de los siguientes requisitos relativos a la Tabla Anexa – Condiciones de Negociación:

 Tarifa de los diferentes conceptos cobrados por el Transportista

 Condiciones Especiales

 Firma Jefe de Despachos

 Firma Asistente Despachos

 Firma Transportista

 Vigencia

 Se observó que del total de tablas anexas a Agosto de 2012 (72 tablas anexas), el 60% es decir 43 Tablas Anexas,

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