Informe, actividades del practicante universitario

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Introducción

El presente informe, expone las diferentes actividades y funciones realizadas por el practicante universitario de Ingeniería Industrial, estudiante de la Fundación universitaria Los Libertadores, Henderson Daniel Díaz Ortega el cual tiene el cargo de auxiliar de logística y distribución actualmente en la empresa Coordinadora Mercantil S.A.  Desempeña este cargo desde el 16 de Agosto del 2019 hasta la hecha.

Funciones

Reporte de las diferentes novedades presentadas por el personal operativo tales como:

• Realizar el informe a diario de las inconsistencias en el horario habitual del personal operativo (incumplimiento en el horario); En colaboración con el área de plantilla, la cual genera un reporte actualizado a diario de dichas inconsistencias con el personal de reparto, despacho y diferentes áreas de la compañía, este seguimiento se realiza con el fin de reportar en la plataforma y llevar un control administrativo de cada uno de los colaboradores así mismo implementar a cada uno de ellos indicadores de gestión que permitan evidenciar su rendimiento y cumplimiento dentro de la compañía, este proceso se realiza mediante la intranet corporativa llamada compromiso de mejoramiento terminal Bogotá, este informe se realiza gracias a la elaboración de un archivo mediante la herramienta Excel, el cual permite visualizar de manera rápida y oportuna las novedades ocurrentes por cada uno de los colaboradores a diario.

Este informe se realiza con el fin de presentar las novedades de marcación a los jefes de reparto y despachos, para así tomar generar los diferentes compromisos de mejora, llamados de atención y evaluaciones de contrato correspondientes, respectivamente el informe es compartido con el área de relaciones laborales.

A continuación se mostrara el informe desde Octubre del año 2018 hasta Mayo del 2019 la totalidad de llegadas tarde generadas mes a mes por los diferentes colaboradores.

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Figura 1: acumulado llegadas tarde 2018-2019

En el siguiente gráfico, se desglosa las llegadas tarde del mes de Febrero donde se pude identificar un Pareto con los 15 primeros colaboradores los cuales generaron más llegadas tarde, este informe se logra gestionar mediante el control que se lleva a diario por parte el practicante universitario a diario.

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Figura 2: Pareto acumulado llegadas tarde febrero

En conclusión, gracias a este informe se ha minimizado el tiempo utilizado por los asistentes y jefes de área ya que facilita el control y seguimiento por parte de ellos como  procedimientos y acciones a tomar hacia los colaboradores, permitiendo así que se enfoquen en actividades que requieren más disponibilidad y prioridad; también se logra tener un control a diario de cada uno de los colaboradores implicados en la operación.

Este informe se genera para el área de reparto como de despachos, pero se tomó como muestra el área de despachos y el mes de febrero de dicha área.

• Reporte de las ausencias totales generadas por los colaboradores del área de reparto y despacho; esta función se desarrolla gracias a la ayuda del área de plantilla ya que el ausentismo total se genera cuando un colaborador no tiene ninguna marcación de entrada y salida, los colaboradores del área de plantilla se encarga de reportar a los diferentes jefes y asistentes encargado acerca del colaborador que falto a su puesto de trabajo, a partir de esto se emprende una comunicación con el colaborador que dejo su puesto de trabajo para conocer su causal de inasistencia, si este presento una calamidad familiar, si se encuentra incapacitado o cualquier situación que no le permita asistir y cumplir con sus funciones laborales, el practicante universitario se encarga de dar respuesta al área de nómina para así llevar un control detallado de las ausencias de los colaboradores y así llevar el respectivo pago de nómina.

Algunas de estas ausencias se pueden tramitar como permisos remunerados, no remunerados o con cargo a vacaciones; el practicante se encarga de hacer el respectivo tramite de estos permisos, el traslado de la carta de permiso del colaborador para la firma de su respectivo jefe de área y por ultimo esta se lleva al área de relaciones laborales en donde se decide qué tipo de permiso se le otorga al colaborador; en caso de ser una incapacidad se recibe por parte del colaborador y se lleva al área de nómina directamente para hacer su respectivo tramite. Por ultimo podemos encontrar el caso de una ausencia injustificada, es decir, situación donde el colaborador no tiene soportes de haber tenido o sufrido alguna calamidad doméstica, familiar o simplemente una excusa medica como lo son las incapacidades, si el colaborador presenta esta situación se debe tramitar un indicador de gestión y reportar a relaciones laborales para lo cual se lleva un control detallado.

• Generar reporte de horas extras del área de Reparto, mediante el reporte que se genera a diario a partir de las marcaciones de todos los colaboradores de la terminal de Bogotá las cuales genera plantilla, se toma precisamente el área de Reparto donde se calculan los recargos nocturnos, horas extras diurnas, horas extras nocturnas, horas extras festivas ya sean diurnas o nocturnas; para facilitar esta tarea se tiene una plantilla en donde están estipulados estos rubros y en donde se encuentran los colaboradores que se les calcula horas extras, los cuales tienen como cargo, descargadores, conductores de ruta doméstica, conductores de patio y personal administrativo que pertenece al área de reparto.[pic 8]

Figura 3: Imagen que correspondiente a plantilla de horas extras empleada por el área de reparto.

La figura 3 muestra al detalle, la plantilla que se utiliza para el cálculo de horas extras a diario en el área de reparto, donde se estipulan rubros como el código, nombre y cargo al cual pertenece el colaborador; esta plantilla se puede llevar a cabo en la herramienta de office Excel, la cual permite un fácil control y desarrollo en el cálculo de horas extras. Debido a la forma de pago de nómina de la compañía (Coordinadora Mercantil S.A.) el mes se divide en dos cortes que empiezan desde el 28 de cada mes hasta el 13  de cada mes  por ello se generan dos plantillas mensualmente, la cual también debe ser actualizada cada corte debido a los ingresos o retiros de los colaboradores. Este proceso se realiza por el practicante universitario y se debe reportar a diario al jefe y asistente del área de reparto, los cuales a final de cada corte de nómina de horas extras las reportan al área de nómina.

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