Inventarios Perpetuos

El procedimiento de inventarios perpetuos consiste en registrar en una sola cuenta las operaciones de mercancía; así se puede saber, en cualquier momento, el valor del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o de la pérdida. Para el manejo de las mercancías, bajo este procedimiento deben emplearse las siguientes cuentas:

1. Almacén1. Cuenta de activo circulante, se maneja a precio de costo, su saldo es deudor y expresa en cualquier momento la existencia de mercancías, es decir el valor del inventario final.

2. Costo de Ventas. Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo, su saldo es deudor y expresa en cualquier momento el costo de lo vendido.

3. Ventas. Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta, su saldo es acreedor y expresa, por un lado las ventas netas y por otro, cuando se traslada el saldo de la cuenta del costo de lo vendido se convierte en cuenta de resultados. Si su saldo es deudor expresa pérdida durante el ejercicio y si su saldo es acreedor expresa la utilidad bruta del mismo.

Es decir, Cuando entra mercancía en el almacén debido a alguna operación de compra en un procedimiento de inventarios perpetuos, se debe registrar directamente en un asiento contable el aumento a la cuenta de inventario de mercancías o almacén. Esto significa que no se cargará a la cuenta de compras (como se hace en el procedimiento analítico), sino que directamente se afectará la cuenta de inventario de mercancías. Asimismo, cada vez que se realiza una venta es necesario dar salida del inventario a la mercancía vendida, registrando el respectivo costo de ésta. Lo anterior permite tener información más oportuna referente a las existencias en almacén, ya que no se requiere hacer una toma física de inventarios para poder determinar las mismas, lo que ayuda a tener una planeación más efectiva de las cantidades y tiempos en que se deben surtir o vender mercancías.

El procedimiento de inventarios perpetuos para ejercer control de las operaciones de mercancías o de compra-venta, las cuales son compras, gastos sobre compras, devoluciones sobre compras, rebajas sobre compras, descuentos sobre compras, ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas sobre ventas y descuentos sobre ventas, utiliza sólo tres cuentas: almacén, costo de ventas y ventas, apoyándose de los gastos y productos financieros para ejercer el control de los descuentos tanto de compra como de venta. Los descuentos sobre ventas se consideran productos financieros y los descuentos sobre compras se consideran gastos financieros.

Usuarios

A diferencia de los usuarios del procedimiento de inventarios periódicos, que normalmente son empresas que manejan altos volúmenes de mercancía de bajo costo; el uso de un procedimiento de inventarios perpetuos se recomienda a aquellas compañías que negocian con mercancías cuyo costo unitario es alto o los volúmenes de las mismas son relativamente pequeños. Por ejemplo, una distribuidora de autos, una joyería, mueblerías, etcétera. En este tipo de empresas se requiere, debido al valor de la mercancía que manejan, la aplicación de un sistema de control interno sumamente confiable y eficiente. Esto puede lograrse si se aplica adecuadamente un registro de las mercancías bajo un procedimiento de inventarios perpetuos.

Cuentas relacionadas con el uso de un sistema de inventarios perpetuos

Cuando se sigue un sistema de inventarios perpetuos, el número de cuentas que se utiliza es menor al empleado cuando se maneja un sistema periódico, ya que el grado de detalle requerido acerca del origen de cada transacción también es menor. Las cuentas que utilizaremos en esta unidad, al manejar un procedimiento de inventarios perpetuos, son las siguientes:

• Almacén o inventario de mercancías.

• Ventas.

• Costo de ventas.

• Gastos financieros.

• Productos financieros.

Valuación y determinación de inventarios y del costo de la mercancía vendida

El valor del inventario final de mercancías y el costo de ventas pueden determinarse tomando como base las cuentas de mayor (cuentas T), o bien, las tarjetas auxiliares de almacén. Si partimos de las cuentas de mayor, éstas mostrarán un saldo actualizado en todo momento, mas no reflejarán el número de unidades en existencia. Si partimos de la información contenida en las tarjetas auxiliares, el inventario final está dado por el saldo de la última transacción, tanto en unidades físicas como monetarias. Como se mencionó anteriormente, cuando una empresa aplica un sistema de inventarios perpetuos para controlar sus existencias de mercancías, la cuenta de inventarios se actualiza constantemente, por lo que en cualquier momento se pueden conocer las unidades en existencia y su valor. De igual manera, al registrar el costo de la mercancía que sale del almacén cada vez que es efectuada una venta, obtenemos el costo de ventas.

En algunas ocasiones, aun cuando se esté utilizando un sistema de inventarios perpetuos, la información puede perderse por alguna circunstancia y por lo tanto se requerirá estimar el valor de los inventarios.

Asientos contables requeridos A diferencia del sistema de inventarios periódico, que registra detalladamente las transacciones que originan entradas o salidas de mercancía al inventario llevando cuentas, tales como: devoluciones y rebajas sobre compras; descuentos sobre compras; fletes sobre compras; compras; devoluciones y rebajas sobre ventas; descuentos sobre ventas y ventas, y esperar hasta terminar el ejercicio para determinar el inventario final y el costo de la mercancía vendida, al utilizar un sistema de inventarios perpetuo que debe mantener los saldos de la cuenta de inventarios siempre

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