LA COMUNICACION ORGANIZACIONAL ANTE LA ERA DE LA TECNOLOGIA

LA COMUNICACIÓN ORAGANIZACIONAL ANTE LA ERA DE LA TECNOLOGIA

Implantar nuevas tecnologías en una organización implica además de equipos y aplicativos, también la participación de las personas de la organización. Y para lograrlo se requiere de una mayor comunicación, la cual debe estar orientada estratégicamente para lograr el éxito del proyecto.

Los cambios tecnológicos dentro de una empresa requieren de grandes dosis de trabajo colaborativo con los empleados y las personas que van a ser impactadas con dichos cambios. Ya sea instalación de nuevo equipo o adquisición de nuevo software, siempre será necesario involucrar al personal interno, pues finalmente serán ellos quienes estén en contacto constante con las herramientas incorporadas y los que ayudarán a determinar el éxito o fracaso del mismo.

Los proyectos de implantación tecnológica pueden contemplar éstos cambios:

• Cambios de equipos.

• Cambio de aplicaciones críticas ( las específicas del negocio) o corporativas.

• Uso de nuevas herramientas de productividad: ( correo electrónico, Internet, Intranet, etc.

En muchas ocasiones la implantación de un nuevo cambio tecnológico rebasa el alcance de más de dos áreas diferentes de la organización, de tal manera que se llegan a modificar la forma de hacer las cosas (o sea los procesos), cambios en los tiempos, e inclusive cambios en las personas, toda vez que éstos mismos cambios simplifiquen los procesos, optimicen el trabajo y se requiera de menos personal..

Para implantar éstos cambios tecnológicos es necesario diseñar una estrategia de comunicación que nos facilite la comprensión y aplicación de dicha tecnología por parte del personal de la organización y por supuesto con el entorno externo (clientes, proveedores y en general todos aquellos que pueden ser impactados favorablemente por los cambios).

Esta estrategia de comunicación tendrá las siguientes etapas:

 ETAPA DE PRE-IMPLANTACION. Es aquella en la que se definen aprueban los cambios y la forma de cómo éstos van a ser desarrollados. Puede ser que la empresa decida utilizar personal interno pero generalmente se hacen contrataciones externas para su ejecución. En esta etapa se deben de comunicar los siguientes temas:

 Stakeholders. Este es uno de los principales elementos que deben de definirse al implantar un cambio tecnológico dentro de la organización, pues hay que considerar a quienes participarán dentro del proyecto:

 Empresa Implantadora. Es el contratista externo que ha sido vinculado a la empresa para desarrollar el proceso de implantación del proyecto de tecnología.

 Líderes de implantación. Es personal interno de la empresa que tendrá a su cargo la responsabilidad de dirigir todo el proceso dentro de la misma. Regularmente está integrado por personal experto en informática.

 Personal de la empresa. Es el resto del personal de la empresa que no participa en el proceso de implantación pero que definitivamente tendrá que manejar u operar dicha tecnología.

 Clientes o stakeholders. Es el público externos que en algún momento se verá beneficiado con los impactos o cambios realizados.

 Flujos de comunicación. Cómo ya tenemos definidos quienes serán nuestros stakeholders por consecuencia se definen los principales flujos de comunicación:

 Implantador-Líderes. En este flujo se busca dar a conocer el proyecto y la mecánica de trabajo.

 Líderes-Implantador. En este flujo se pretende retroalimentar al implantador de las expectativas o requerimientos que pudieran surgir durante el proceso.

 Implantador-Personal. En este flujo se da a conocer el grado de participación que tendrá el personal en el proyecto, se les brindará la capacitación y el entrenamiento requerido para que puedan manejar las nuevas herramientas.

 Empresa-Clientes. En éste flujo se pretende dar a conocer los cambios realizados, traducidos en términos de beneficios y valor agregado, con el objetivo de proyectar una reputación de liderazgo e innovación.

 Implantadores. Este flujo es uno de los más importantes dentro del proceso toda vez que la comunicación propicie los espacios necesarios para que se coordinen adecuadamente las actividades del proyecto.

 El mensaje. El cuál debe de incluir los siguientes elementos:

 Descripción y alcance. Los empleados deberán conocer las características del proyecto: descripción, alcance, áreas de cobertura, impactos potenciales que se generarán, valor entre otros aspectos de importancia.

 Justificación del proyecto. Los empleados deben de conocer las razones por las cuáles se está implementando dicho proyecto. En ocasiones estas implementaciones pueden repercutir significativamente en el presupuesto global de la empresa, de tal manera que pudiera haber cierta resistencia por parte del personal si es que estos consideran que hay otras cosas con más importancia.

 Quien es el contratista. Se tiene que dar a conocer quién es el contratista pues según el tiempo que dure la implantación del proyecto, éste estará visitando y recorriendo todas las áreas de la empresa, generando así confianza entre los empleados.

 Papel de los empleados. Si los cambios son amplios hay que tener en cuenta desde un inicio quiénes y cómo participaran dentro del proyecto.

Esta etapa se tiene que realizar antes de que el contratista entre ya de lleno a la implantación del proyecto, de tal manera que cuando

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