LA EVALUACIÓN Y LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

LA EVALUACIÓN Y LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

Con frecuencia sucede que los encargados del seguimiento y control de proyectos se ven obligados a trabajar con mucha más información que la realmente necesaria para tomar decisiones claves, mientras al mismo tiempo carecen de la información crítica que realmente requerirían para tomarlas. Una cuidadosa selección de indicadores y la eficaz organización del monitoreo puede revertir esta situación fácilmente. En este capítulo se presentan las ventajas del monitoreo y los pasos necesarios para llevarlo a cabo.

A. ¿QUÉ ES EL MONITOREO?

El monitoreo es el procedimiento mediante el cual verificamos la eficiencia y eficacia de la ejecución de un proyecto mediante la identificación de sus logros y debilidades y en consecuencia, recomendamos medidas correctivas para optimizar los resultados esperados del proyecto.

B. LA FUNCIÓN DE LA REPRESENTACIÓN DEL BANCO

La Representación es responsable del monitoreo continuo de los proyectos y tiene la función primariade identificar problemas de desempeño y de trabajar con los ejecutores para solucionarlos satisfactoriamente. Un monitoreo eficaz le permite al Banco y al prestatario actuar antes de que los problemas se compliquen demasiado, para poder así resolverlos de manera efectiva. La Representación se encarga de este proceso de monitoreo y de elevar informes a la administración del Banco sobre los acontecimientos importantes del proyecto.

C. BENEFICIOS DEL MONITOREO

El monitoreo de proyectos genera los siguientes beneficios:

• identifica fallas en el diseño y el plan de ejecución;

• establece si el proyecto se está realizando conforme al plan;

• examina continuamente los supuestos del proyecto, determinando así el riesgo de no cumplir con objetivos;

• determina la probabilidad de que se produzcan los componentes o productos en la forma planificada;

• verifica si los Componentes resultarán en el logro del Propósito;

• identifica problemas recurrentes que necesitan atención;

• recomienda cambios al plan de ejecución del proyecto;

• ayuda a identificar soluciones a problemas; y

• establece vínculos entre el desempeño de las operaciones en marcha y la futura asistencia del Banco al país.

Cuadro No. 9

EL PROCESO DE MONITOREO

• Familiarizarse con el proyecto

• Determinar los requisitos de información

• Estabelecer un sistema de información gerencial

• Presentar informes a la Administración del Banco y al organismo de contraparte.

• Intervenir para mejorar el desempeño del proyecto.

D. PASOS REQUERIDOS PARA EL MONITOREO EXITOSO DE UN PROYECTO

La función de monitoreo de la Representación, en coordinación con el gerente de contraparte del proyecto, es la clave para mejorar el desempeño de un proyecto. Los cinco pasos para realizar un monitoreo satisfactorio, delineados en el Cuadro 9, ayudan a asegurar un seguimiento eficaz y exitoso del proyecto. Aunque ya se están aplicando algunos de estos procedimientos, es útil volver a examinarlos para los fines de esta guía.

1. Familiarizarse con el proyecto

Si el monitor del proyecto (profesional asignado de la Representación) no está familiarizado con el mismo, debe comenzar por conocer su contexto e historia. Para ello, el monitor debe:

• examinar los documentos del proyecto, incluyendo el marco lógico y los informes disponibles;

• entrevistar a los equipos/profesionales encargados del diseño y la administración del proyecto; y

• visitar el sitio del proyecto y entrevistar al personal del organismo ejecutor.

2. Determinar los requisitos de información de los involucrados

Es importante proporcionar la información correcta a los involucrados en el momento oportuno para asegurar que el monitoreo ayude a mejorar el desempeño del proyecto. Las personas que hacen tareas de monitoreo deben:

• identificar a los involucrados primarios y secundarios del monitoreo;

• aclarar, con el administrador de contraparte del proyecto y el supervisor correspondiente del Banco (o jefe del equipo del proyecto), quiénes deben recibir los informes de monitoreo y quiénes copias de éstos (si ésto se hace al principio, más tarde se evitarán dificultades de protocolo);

• establecer, con el jefe del equipo del proyecto, la frecuencia de presentación de los informes formales; y

• determinar, con el administrador de contraparte del proyecto, si los involucrados en el monitoreo tienen problemas o inquietudes que se deben incorporar.

3. Establecer un sistema de información gerencial (SIG)

Las necesidades de información sobre monitoreo se deben usar para estructurar un sistema de información gerencial (SIG) para el proyecto. Este proceso se simplificará si ya se ha preparado un marco lógico para el proyecto. Para que un SIG sea eficaz, la información recopilada debe:

• ser importante, en el sentido de que sea la información correcta;

• ser oportuna, en el sentido de que esté disponible en el momento en el que se necesita;

• ser de bajo costo de obtención;

• responder a cuestiones estratégicas del proyecto; y

• contribuir a perfeccionar las actividades de monitoreo, evaluación y de producción de informes especiales.

Los pasos para conceptualizar un plan de SIG son:

• identificar a los usuarios de la información;

• aclarar las necesidades de los usuarios;

• identificar los tipos de información prioritaria;

• vincular las necesidades y fuentes de información (o sea, determinar qué datos existentes se pueden usar y cuáles se deberán generar especialmente);

• establecer métodos apropiados para efectuar la recopilación de datos para satisfacer las necesidades de información del proyecto;

• identificar funciones y responsabilidades de los diversos responsables e interesados en la información;

• identificar los requisitos y formatos de los informes;

• identificar los recursos (humanos, financieros, tecnológicos) requeridos para hacer que el sistema de monitoreo sea confiable y creíble; y

• establecer procedimientos para el intercambio de información.

4. Informes para los involucrados/interesados en monitoreo

Los informes de monitoreo pueden ser formales o informales. La mayoría de los procedimientos a seguir para la presentación de informes ya existen en el Banco, y un buen monitor sabe que cuanto más pronto se puedan identificar y comunicar los problemas (incluso de manera

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