LA SUPERVISIÓN EN ADMINISTRACIÓN

LA SUPERVISIÓN EN ADMINISTRACIÓN

La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.

Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales individuales en la persona que cumple esta misión.

La Supervisión y el Control

Su propósito inmediato es medir de manera cualitativa y cuantitativa, la ejecución del trabajo. Esto se logra comparando lo que debía hacerse con lo que se hizo, las cantidades que debieron manejarse o producirse con las que en realidad se trabajaron. A partir de esta operación comparativa se determinará si es necesario tomar acciones correctivas o planificar otras operaciones diferentes.

La función de control debe ser ejercida continuamente, no tanto porque se desconfíe de las personas, sino porque a veces las tareas se ejecutan inadecuadamente pero el ejecutante no se está percatando de ello y es necesario un punto de vista externo. Además, algunas personas funcionan mejor si saben que su trabajo será medido en cantidad y calidad al final del proceso.

Aunque parezca raro, el Control está más que todo asociado con la Planeación. La razón es simple: Las acciones correctivas del control dan lugar casi siempre a un replanteamiento de los planes y es por ello que todas las actividades de un departamento o de la empresa misma deben verse como partes de un solo proceso continuo.

La planeación y el control son inseparables: los gemelos siameses de la administración. La acción no planeada no puede controlarse, porque el control requiere mantener encauzadas las actividades, corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento por controlar sin planes no tendría sentido, puesto que no se podría saber si se va a donde se desea ir la tarea del control, a menos que se sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la planeación. Los planes proporcionan, por tanto, los estándares de control.

Es por ello, que los supervisores actúan como jueces y como solucionadores de problemas en el proceso de control en una organización.

Características

• Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, losa costos esperados, los procesos necesarios, etc.

• Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.

• Habilidad para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.

• Habilidad para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.

• Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.

Importancia

Es evidente que el supervisor, como cualquier otro administrador, tiene que aplicar las reglas sobre dirección o mando, y sobre coordinación. En tal sentido, su importancia radica en:

-Ser el encargado directamente de la labor de vigilancia: es quien realmente “ve que las cosas se hagan”, de quien depende en último termino la eficiencia de todos los elementos administrativos anteriores

-Ser el eslabón que une al cuerpo administrativo con los trabajadores y empleados, estando en contacto inmediato con unos y otros.

-Ser el transmisor, no solo de las ordenes e informaciones, motivaciones, etc., de la jerarquía superior, sino a la vez, de las inquietudes, deseos, temores, esperanzas, reportes, etc., de

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