LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION

Los Archivos Y Su Importancia ACTIVIDAD 1 Los Archivos y la Importancia de su Organización Analiza las agrupaciones documentales del fondo o fondos documentales de la entidad donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación. De acuerdo a la actividad No. 1, indagué un sobre cómo se maneja la organización del Archivo en un Municipio del Centro del Huila, donde laboré hace unos años, que no quiero mencionar, y encontré que los documentos se han separado por tipologías a las cuales se les ha asignado un código que nos indica el tipo al que pertenecen aunque todavía no se han aplicado aun las tablas de retención. Al menos hay un inicio. 1. La organización de los archivos del Municipio, está encaminado al desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos; ya que estos son la justificación de su existencia y también son el referente para la toma de decisiones; para esto tienen en cuenta:

- Conocimiento previo del estado general de la documentación.

- Nivel de organización documental.

-Estado físico de la documentación.

-Condiciones físico - ambientales de los depósitos.

-Conocimiento de la historia de la documentación.

-Conocimiento de las entidades productoras.

2. En qué lugar se encuentran.

Los archivos se encuentran en un lugar o espacio físico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metálicos, gaveteros), también lo podemos encontrar en un programa ó sistemas de computadoras que manejan y manipulan los funcionarios de cada dependencia..

Esto se hace con el fin de conservar en buen estado y seguros los documentos, también para acceder a ellos de manera fácil en el momento que se han requeridos, para que así se le brinde un buen servicio al solicitante y que este se requiera en un momento dado y su ubicación sea rápida y oportuna.

3. Cómo están archivados.

Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente clasificado, realizando el soporte de almacenamiento de datos y esto se puede realizar utilizando el sistema alfabético, numérico, geográfico o por asunto.

4. Investigación de cómo fueron conformadas.

El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de varias décadas, ha integrado la fundamentación teórica y práctica de la archivística, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos; es considerado desde su aparición como el eje principal de la archivística moderna.

5. Se investigó sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación.

En el Municipio no hay una persona encargada del manejo y responsable del archivo general, emplean una forma directa y es la Funcional: establecen la separación entre los distintos grupo tomando como base las funciones y actividades de la institución. Este método resulta más complicado ya que requiere un estudio profundo de la institución, pero resulta ser más flexible, debido a que no estanca en las denominaciones de las dependencias administrativas de un momento determinado.

Se les recomendó tener en cuenta aspectos indispensables de acuerdo a la Legislación Colombiana en lo referente a la implementación del Archivo General del Municipio, entre ellas:

Custodiar e Implementar un programa con toda la metodología en la técnica de archivos para la protección del patrimonio documental del municipio. Organizar y mantener la documentación producida por los archivos de gestión de las diferentes dependencias.

Tener en cuenta:

1=Archivística Nacional. -La ley general de archivos 594 del año 2000 -Circulares 004 de 2003 del Consejo asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno.

-Circular 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo general de la Nación -Elaborar conjuntamente con la administración las tablas de valoración y retención documental.

-Realizar los procesos de producción, recepción, distribución, consulta y conservación final de documentos

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