La auditoría y la aplicación de controles internos

El efectivo representa el activo circulante de mayor liquidez con el que cuenta una empresa para cubrir sus inmediatas obligaciones, es por ello, que se hace necesario diseñar medidas que permita tener un control eficaz sobre el manejo de esta partida. En la actualidad, las empresas se valen de muchos mecanismos para evitar ser víctimas de fraude o robo, ya que el ingreso del efectivo ya sea por caja o banco siempre se realiza de forma constante y una adecuada revisión y control de estas cuentas permite tener una claridad en los saldos y saber a ciencia cierta de cuanto dispone la empresa.

La auditoría y la aplicación de controles internos a este activo, permiten que se establezca un monitoreo constante de todas las actividades de la empresa que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros. En la presente investigación se realizará un estudio detallado sobre el efectivo y sus generalidades, tipos, los principios de contabilidad, la evaluación de control interno y se explicaran algunos de los procedimientos que se emplean más comúnmente en la auditoria del efectivo, la información fue obtenida de fuentes bibliográficas como libros de texto y no bibliográficas como páginas web. La importancia del estudio de este tema radica en la necesidad que se tiene de conocer acerca de este importante elemento que es fuente de ingreso en la organización.

EL EFECTIVO

1.- GENERALIDADES

Concepto:

Se considera efectivo todo medio de pago o de intercambio que sea aceptado como un ingreso disponible en las comúnmente denominadas cuentas corrientes bancarias, por lo tanto se considera activo circulante disponible por intermedio de las cuentas caja o bancos.

Tal y como lo plantea Catacora (1998), podemos decir que el efectivo está compuesto por partidas que se pueden manejar con diferentes cuentas; por lo que este activo puede estar representado por un conjunto de cuentas. Cada una de estas cuentas posee unas características y funcionamiento particular.

Cuentas Asociadas al Efectivo:

- Caja

- Fondos Fijos

- Bancos

- Depósitos a plazo fijo

- Otros conceptos de equivalente de efectivo

Caja: La cuenta denominada caja está conformada por el efectivo que se recibe o desembolsa con fines específicos y predeterminados. El monto disponible se caracteriza por tener movimientos continuos que son afectados diariamente. Se utiliza para agilizar ciertas operaciones.

Fondos Fijos: La cuenta que se denomina fondos fijos está constituida por la disponibilidad de efectivo en moneda nacional o extranjera disponible. Se constituyen para un fin específico y recurrente que se hayan establecido. Su custodia generalmente se le asigna a una persona, pero no puede tener la responsabilidad de efectuar los registros contables que se deriven de su operación. También se le da el nombre de caja chica.

Bancos: Esta cuenta está constituida por el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos en una entidad financiera y las cuales están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria. La cuenta de bancos puede ser dividida en dos tipos: bancos nacionales y bancos extranjeros.

Depósitos a plazo fijo: Los depósitos a plazo fijo están representados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés, generalmente deben tener un vencimiento menor a noventa días.

Otros conceptos equivalentes: Pueden ser inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas o convertibles a efectivo y que su vencimiento por lo general es menor a noventa días a partir de la presentación del balance general y no exista riesgo para su conversión rápida en efectivo.

1.1 Clasificación

Efectivo Disponible:

Es todo aquello que se puede usar, es decir que no presenta ningún tipo de restricción de carácter legal o formal, está conformado por el dinero de curso legal, cheques (Gerencias, viajeros, cuenta corriente, giros bancarios) y las monedas extranjeras cotizadas en el banco nacional o cuando se tenga agencias o sucursales en otros países.

Efectivo Restringido:

Se considera restringido, cuando el efectivo no está disponible para las operaciones normales, presenta limitaciones o restricciones formales para su uso y disponibilidad, por ejemplo dinero a plazo fijo, depósitos en garantía, fondo para fines especiales, dinero colocado en bancos intervenidos.

Caja: Aceptados como efectivo disponible:

a) Dinero en efectivo en moneda nacional

b) Moneda extranjera en efectivo o cheques de gerencia, valorados al cambio oficial suministrado por el Banco Central

c) Cheques de terceros pagaderos en moneda nacional, no sujeto a restricciones.

d) Giros postales o bancarios

e) Boletas de Tarjetas de Crédito confirmadas

Caja: No Aceptados como efectivo disponible

a) Cheques con fecha adelantada o con restricciones para su depósito en cuentas corrientes bancarias.

b) Cheques devueltos por falta de fondos. Si es por falta de endoso, puede incluirse como efectivo.

c) Vales de caja o adelantos a empleados y vendedores

Bancos: Aceptados como efectivo disponible:

a) Depósitos en cuentas corrientes disponibles para el pago de transacciones operacionales.

b) Depósitos de ahorro disponible para el pago de operaciones

Bancos: No Aceptado como efectivo disponible.

a) Depósitos sujetos a algún tipo de restricción. Por ejemplo:

a-1 Plazo Fijo

a-2 Cumplimiento de contratos

a-3 Decisiones judiciales

b) Depósitos para la creación de fondos. Por ejemplo:

b-1 Pensiones o jubilaciones

b-2 Ampliación o compra de activos fijos

b-3 Amortización de deudas

c) Depósitos en bancos que hayan restringido o suspendido en alguna forma el retiro de fondos

d) Depósitos en un país extranjero que no tenga libertad de cambios o que de alguna forma imponga restricciones sobre los depósitos en moneda nacional o extranjera.

1.2.- Principios de Contabilidad

Según F. CATACORA (2000), los PCAG o PCGA (Principios de contabilidad generalmente aceptados) como también se les conoce tienen unos objetivos básicos para ofrecer una organización y sistematización a la teoría y práctica de la ciencia contable, con el fin de unificar los criterios contables para el registro de las operaciones, definir tratamientos especiales para operaciones específicas, orientar a los usuarios de los estados financieros y sistematizar el conocimiento contable.

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