La clasificación de los documentos consiste en archivar

La palabra clasificar tiene su raíz en el Latín: Classis ( clase) y Facere ( hacer), que significa reunir en clase aquellos objetos o conceptos, que tienen ciertas características en común y separar aquellos que no tienen ciertas características. El proceso de clasificación es un proceso que suele ser complejo, pero si se aprende con ánimo y rigor este será más simple de lo que parece, este proceso involucra conocer la estructura orgánica funcional de una empresa, y es indispensable para identificar otros procesos que siguen en el quehacer archivístico.

La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Dependiendo el tipo de empresa la hora de clasificar, se pueden establecer distintas formas:

1. UBICACIÓN DE LOS ARCHIVOS:

• Archivo centralizado: Toda la documentación de una empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en otro lugar.

• Archivo descentralizado: La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.

2. FRECUENCIA DE CONSULTA:

• Archivo activo: Se consulta de forma frecuente.

• Archivo semiactivo: contiene documentos procedentes del archivo activo.

• Archivo inactivo: En él se guardan aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica.

3. ALMACENAMIENTO

• Archivo horizontal: Los documentos se ubicarán de forma horizontal.

• Archivo vertical: Los documentos se dispondrán de forma vertical.

4. CARPETAS:

• Archivo lateral: Los documentos se ubicarán de forma lateral, esto indica el texto descriptivo de aquello que contienen.

5. PRIVACIDAD:

• Archivos personales: Espacio físico reservado a una única persona.

• Archivos departamentales: Lugar donde se almacena documentación departamental, únicamente tendrán acceso las personas pertenecientes al departamento o el responsable máximo del mismo.

• Archivos generales: cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento.

Para cualquier tipo de archivo se debe establecer un cierto control, para saber quién entra, cuando lo hace, qué documento busca, qué documento extrae y de qué tipo se trata. Esto para mayor protección de los documentos.

La importancia de la clasificación se basa en que se obtiene una forma ordenada, se conservan su estado y hay una ubicación fácil de cualquier tipo de documento.

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