Importacia De Archivar Documentos

LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.

Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar.

Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?

2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?

3. ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?

4. ¿Para que puedo utilizar esta información?

5. ¿Existen implicaciones legales o financieras?

6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?

7. ¿Necesita alguien esta información?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

• Ser el centro de la información y de la documentación.

• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

• Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.

• Como me piden los documentos.

• Como necesitamos la información.

- Rigor.

- Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son:

- Inequívocos.

- Explícitos.

- Objetivos.

La organización básica de un archivo es la siguiente:

- Existencia de unas normas de archivo o manual.

- Existencia de un índice.

- Instalaciones.

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