La etapa de control dentro del proceso administrativo.

La etapa de control dentro del proceso administrativo.

Paula Nicole Vidal Zúñiga

Fundamentos de la administración

Instituto IACC

23 de Octubre de 2015

Desarrollo

Esta última etapa de control tiene mucha relevancia, ya que permite a las organizaciones llevar control sobre las acciones que se están  llevando a cabo, de tal forma, saber si son las más idóneas para el cumplimiento de los objetivos y corregirlas de ser necesario.

Ejemplos de controles administrativos en base a la empresa en la que trabajo:

1.- Control de fuga de convenios: Dentro del Banco Estado en la Gerencia de Negocios Transaccionales tiene como objetivo el generar negocios que sean rentables, para poder cumplir con estas metas existen un tablero con diferentes indicadores que permiten medir y controlar el buen cumplimiento. Dentro de ellos está el indicador de Fuga de convenios y aplica directamente al cumplimiento de las metas de la Gerencia y a los Ejecutivos Transaccionales que son medidos en este ítem. La meta para el año 2015 es crecer en 520 convenios respecto del año anterior, la cual está dividida por segmento y distribuida para cada ejecutivo. Una vez que los convenios son vendidos y comienzan a operar se debe comenzar el control de la transaccionalidad para cada convenio, para ellos se generan informes que alertan al ejecutivo a cargo si unos de sus convenios ha dejado de transaccionar en los últimos uno o dos meses, lo cual permite ver con tiempo sobre qué clientes hacer gestión para que no se fuguen (fuga es que el convenio no ha operado en los últimos tres meses) y retomen los pagos.

2.- Presupuesto de la Gerencia GNT: otro aspecto en donde es necesario llevar control es en el presupuesto de la Gerencia. A principios de años se asigna cierta cantidad de dinero, el cual va distribuido en distintos ítems o proyectos; por ejemplo, de Post-Venta y Recaudación, Pago de cheques, Servicios de recaudación en línea, Servicio de apoyo implementación de convenios, Gastos operacionales, etc. A cada uno de ellos se les asigna un monto en específico; acá también se debe llevar control de los gastos que se van realizando mensualmente; es decir, ver el monto asignado, el gasto real y el saldo que queda en cada proyecto. Una forma de verificar si el dinero asignado nos alcanzará para cubrir todos los gastos, hace necesario este control, por lo mismo, hay que hacer proyecciones con anticipación de cuánto vamos a gastar al finalizar el año. Teniendo este control, nos es fácil anticiparnos cuando vemos que en un proyecto determinado nos va a faltar dinero y en otro puede que nos sobre. Por lo mismo, se deben tomar decisiones, que pueden ser solicitar una nueva reunión en la que nos permitan justificar los gastos y solicitar más dinero o si notamos que en algún proyecto tenemos excedente de saldo, reasignarlo al que nos falte. De esa forma, para cuando nos toque solicitar el presupuesto para el siguiente año, sabremos en qué proyectos gastamos más o menos y podremos pedir los montos correspondientes para cada ítem.

3.- GPTW: esta es otra forma de llevar control, la cual nos permite definir de acuerdo al resultado  ciertos objetivos para el año siguiente. Por ejemplo, este año la Gerencia subió en 12 puntos respecto el 2014. Si bien, hubo un crecimiento considerable, hubo puntos en los cuales se deben mejorar y sobre los cuales hay que hacer gestiones para repuntar el año 2016. Por ejemplo, los resultados arrojaron menor puntaje en las preguntas relacionadas con el respecto y la imparcialidad. Un plan de acción para mejorar, sería crear instancias de conversación en las que haya un espacio para retroalimentar por qué existe este sentimiento y en base a este feedback jefe- empleado generar soluciones.

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