La gran Aplicación de Ley de Archivo del Estado de Puebla

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA

(Publicada el dieciséis de diciembre de dos mil diez)

La Ley de Archivos del Estado de Puebla, consta de sesenta y ocho artículos agrupados en siete capítulos, y diez artículos en transitorios, siendo los siguientes:

• Capitulo I, de las Disposiciones Generales (del articulo 1 al articulo 7).

• Capitulo II, de la Administración de Archivos, subdividido en tres secciones:

• Sección I, de la Organización de los Archivos (del articulo 8 al articulo 26).
• Sección II, de la Protección del Documento (del articulo 27 al articulo 33).
• Sección III, de los Archivos Electrónicos (del articulo 34 al articulo 35).

• Capitulo III, del Sistema Estatal de Archivos (del articulo 36 al articulo 51).

• Capitulo IV, del Archivo General del Estado (del articulo 52 al articulo 56).

• Capitulo V, del Registro Documental del Estado (del articulo 57 al articulo 61).

• Capitulo VI, de los Acervos Privados (del articulo 62 al articulo 65).

• Capitulo VII, de las Infracciones y Sanciones (del articulo 66 al articulo 68).

• Transitorios (del articulo Primero al Decimo).

El Capitulo I, de las Disposiciones Generales (artículos 1 al 7), menciona en su conjunto  que la presente ley es de orden publico y de observancia obligatoria en el Estado de Puebla, teniendo como objeto el establecer un Sistema Estatal de Archivos, dotado de mecanismos de acción y coordinación para lograr la homogeneización, organización, modernización, conservación, preservación y control de los archivos en el Estado.

Así mismo en este Capitulo I, nos da una serie de conceptos o significados sobre diversos términos que se utilizan en dicha Ley, estableciendo además que para los órganos gubernamentales la actividad archivística es una función publica, que no podrá transferirse o concesionarse, y que los archivos son esenciales para el ejercicio de dicha función, correspondiendo a los órganos antes mencionados  su  cuidado  y  conservación, por lo que cada poder, órgano autónomo o ayuntamiento

establecerán mediante acuerdos de carácter general, los órganos, criterios y procedimientos institucionales relativos a la administración de sus respectivos archivos.

El Capitulo II de la Administración de Archivos en su sección I (artículos 8 al 26), de la Organización de los Archivos, establece que cada órgano gubernamental tendrá su propio Sistema Institucional de Archivos, ajustando el modelo establecido por la Ley de Archivos a sus propias necesidades, por lo anterior cada órgano gubernamental deberá tener su Plan Institucional de Desarrollo Archivístico, que contendrá objetivos, estrategias, programas de trabajo, proyectos especiales, calendario y presupuesto que atienda a sus necesidades archivísticas, así mismo deberán de contar con una Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos, la cual contara con las unidades de archivo activo, archivo semiactivo y de la memoria institucional, y que tendrá entre otras las funciones de aplicar normas y criterios, elaborar el cuadro general de clasificación archivística, el catalogo de disposición documental, coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, facilitar la consulta de documentos de archivo, así como someter a la autorización del titular del órgano documental a mas tardar en el mes de julio de cada año, la formulación o actualización del sistema institucional de archivos y del plan institucional de desarrollo archivístico.

Por otra parte también establece la obligación de los órganos gubernamentales como responsables de gestionar y vigilar que se otorguen los recursos tanto humanos como materiales para la administración archivística, aprobando el diseño del sistema institucional de archivos, así como el plan institucional de desarrollo archivístico, también tendrá que incorporar a la unidad coordinadora del sistema institucional de archivos, dentro de la estructura orgánica de la institución, es decir que los titulares de los órganos fundamentales tendrán que proveer de todo lo necesario tanto en recursos humanos, materiales, y espacio físico para que la unidad coordinadora del sistema institucional y sus unidades archivísticas realicen de manera eficiente, coordinada y en apego a la presente ley sus funciones.

También establece la responsabilidad y las funciones de la unidad coordinadora del sistema institucional y sus unidades archivísticas (unidades de control de gestión, archivo activo, archivo semiactivo y de la memoria institucional), teniendo entre otras las siguientes, administración y preservación de archivos, registro y despacho de correspondencia, identificación y clasificación de los documentos de archivo por funciones para una rápida y fácil localización y consulta, integración y organización de expedientes, uso y seguimiento de documentos de archivo activo, prevaloracion de archivos para su disposición final, ya sea en modalidad de transferencia (medios electrónicos), al archivo de la memoria institucional o su baja definitiva.

En el caso de las bajas documentales se deberá de acatar la vigencia de la documentación, determinada esta por su utilidad mediata e inmediata para el órgano gubernamental que la produjo, de acuerdo a su catalogo de disposición documental, considerando  las  disposiciones  en  materia  de  reserva y confidencialidad establecidas en la ley de transparencia y acceso publico a la información del Estado de Puebla (articulo 33, 34, 35,  36,  37,  38,  y  39  de  dicha  ley),  así  mismo  establece  un  procedimiento   para   la   baja documental, debiendo de integrarse un expediente, en el que conste que el titular de la unidad de archivo semiactivo, después de haber revisado el catalogo de disposición documental en forma conjunta con la unidad administrativa responsable de la documentación a dar de baja, determine qué documentación ha cumplido con su vigencia, una vez identificada dicha documentación a dar de baja, la unidad de archivo semiactivo, procederá a inventariarla y a elaborar fichas de prevaloracion por cada serie documental, una vez hecho lo anterior la unidad coordinadora dictaminara técnicamente el archivo y la ficha de prevaloracion, por ultimo el archivo semiactivo, el órgano de control, así como la unidad coordinadora, suscribirán el acta de baja documental, dejando constancia del cumplimiento de sus responsabilidades especificas en el procedimiento, en ningún caso se autorizara la baja documental de los documentos de archivo que contengan valor testimonial, evidencial o informativo, subsista su valor probatorio o aun no concluyan sus plazos de conservación.

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