La ley General de Archivos: la Ley 594 del 14 de julio de 2000

Ley 594 de 2000 El Gobierno Nacional preocupado por la desorganización de los archivos, y con el propósito de combatir la corrupción, decretó la Ley General de Archivos: Ley 594 de julio 14 del 2000.

Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación, dieron un resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los archivos, la mala administración de la información y la falta de ética en el uso de los archivos, en las entidades. Esto ha ocasionado la liquidación de muchas empresas en el país, las cuales entraron a la quiebra no solo por malos manejos administrativos, sino por el inadecuado manejo de los archivos que es donde reposan todos los registros de las actividades de una empresa y es garante de la transparencia de sus actividades. con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y principios que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su ámbito de aplicación para las entidades publicas como las privadas con funciones públicas, pero se aspira que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas privadas, con el fin de unificar el sistema para la organización, conocimiento y administración apropiada de la información.

En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el vocabulario archivistico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo. La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivistica, con estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos principios son:

Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un servicio al que tiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos, solo si somos persistentes y damos ejemplo podemos soñar con que algún día Colombia, contará con el orden como parte de sus políticas de gobierno.

La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, esta incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo. Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión.

El principio de institucionalidad e instrumentalidad: se refiere a que los documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información.

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