La política en materia de registro

Pólizas:

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

Las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo.

Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

Ventajas:

Mayor división del trabajo.

No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.

Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

Desventajas:

El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.

Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

Sistema de póliza única: en el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.

Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.

Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en estas hijas de papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.

Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de crédito a las cuentas correspondientes.

Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantes de la misma, se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración de ella, en su revisión y la de quien autorizo la operación.

Esta fase del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer constar las firmas de las personas que intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a que hizo referencia al principio.

Rayado de la póliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza única los datos que debe contener son los siguientes:

El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.

El nombre de la póliza.

El número de la misma.

Columna para la fecha de operación.

Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento.

Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos.

Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:

La persona que la hizo,

La persona que la reviso, y

La que autorizo.

2. Registro de pólizas.

Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de más movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.

La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este último, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el número de cada póliza registrada.

1.-pólizas de caja Y pólizas de diario.

Pólizas de caja: las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aq2uellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero.

Pólizas de diario: las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.

Formas: a continuación se mencionan los datos fundamentales que deberán llevar cada una de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datos que estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivos ya expuestos al tratar el sistema de póliza única.

Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener serán los siguientes:

1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el número que se le asigne.

2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:

Columna para la fecha de la operación.

Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida de caja, así como la redacción de la operación efectuada.

Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos.

3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:

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