Legislacion Documental En Colombia

“LEGISLACION DOCUMENTAL EN COLOMBIA”

En la actualidad lo más importante para una entidad es la organización y custodia de la información; nosotros como servidores públicos debemos velar por que todas estas normas que la ley crea sean cumplidas, para cumplir así los estatutos más sencillos para la gestión documental.

El rol principal del archivo es servir como fuente de información histórica, como material probatorio de ayuda a la función administrativa del estado, el cual tiene como fin primordial es el servicio a la comunidad cumpliendo así un papel social.

Además con el acceso a los archivos del estado se están garantizando derechos fundamentales como el derecho a la información y el acceso a los documentos públicos, a la vez que se está garantizando una mayor participación a la ciudadanía en la vida pública y política del país, haciendo más transparente la gestión pública.

Toda entidad recurre con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos.

Con un archivo bien organizado la persona encargada de archivos podrá consultar sus registros de forma más ágil y con oportunidad para contestar las diferentes peticiones por los funcionarios de la empresa o personas externas.

Colombia cuenta con reconocimiento legal para el procedimiento y manejo de sus archivos, de conformidad con la Ley 594/2000, “Ley General de Archivos”, la Ley 80 de 1989 que creó el Archivo General de la Nación, la Constitución Política de Colombia de 1991, la Ley General de Cultura, 397 de 1997, su normatividad vigente y las recomendaciones del Concejo Internacional de Archivos.

Lo más importante para el estado es la información que se maneja en su entorno y para esto vela de que se le dé un buen tratamiento, custodia, difusión y salvaguardar el patrimonio documental, cultural del país y muy posiblemente para la toma de decisiones.

Para esta administración documental el estado va de la mano con el archivo general, donde se crean comités de acuerdo a las necesidades para ejercer correctamente la función de los archivos y del propio archivista, para reglamentarlas y darle un funcionamiento adecuado a cada empresa, municipios, departamentos.

El archivista tiene un rol muy importante en la Sociedad de la Información, ya que prácticamente se convierte en el depositario de un recurso de máxima importancia, la información, que de acuerdo a su organización, divulgación, uso, genera conocimiento que es uno de los valores más importantes para la sociedad, convirtiéndose en un recurso del poder.

...