Los Archivos En México

Los Archivos son el alma cultural de los pueblos, fuente para defender sus derechos, fundamentos de su juricidad, centro neurálgico de la toma de decisiones de una buena administración y sede, por excelencia, de investigaciones históricas.

De ahí la importancia de hacer un alto en el camino para reflexionar sobre la situación en que se encuentran nuestros Archivos Municipales, los archivos de México, para hacer un balance de lo que se ha avanzado en la preservación del patrimonio documental de los municipios latinoamericanos, y una reflexión sobre el futuro de los mismos.

La preocupación al respecto no debe limitarse solamente a dar un debido resguardo de nuestros acervos, mantenerlos ordenados, dotarlos de un edificio adecuado: sin humedad ni insectos, sino que se deben aprovechar los avances tecnológicos de la informática que nos ofrecen la posibilidad de conformar bancos de datos, automatizar nuestros acervos y conformar una verdadera red nacional de archivos en México y poder sentar las bases, al menos organizativas y tecnológicas, para una red latinoamericana de archivos.

Actualmente, las nuevas tecnologías de información se aplican para optimizar los procesos administrativos dentro de organismos públicos y privados con el fin de hacer más eficiente su trabajo, y de esta manera, cumplir con las perspectivas planteadas dentro de sus objetivos.

De tal suerte, los archivos han sido tomados en cuenta en estos procesos de modernidad tecnológica, incluyendo en sus procesos el apoyo que los sistemas informáticos proporcionan para un correcto manejo de la información documental generada por las instituciones en el desarrollo de sus funciones.

La tecnología puede ser un elemento importante para que la información se encuentre disponible y pueda ser utilizada con fines institucionales o de investigación, pero es importante resaltar que sin los procesos archivísticos de organización, descripción, expedientación, clasificación y ordenación entre otros, se reduce la efectividad de la misma.

Para el caso de la conservación del material histórico documental, las nuevas tecnologías juegan un papel muy importante, ya que permiten respaldar en otros soportes documentales aquella información que por sus condiciones físicas no puede ser manipulada normalmente por el alto riesgo de dañar al documento, lo cual permite la preservación del material documental, proporcionando a su vez otras alternativas para la consulta de los mismos.

Como regla básica de los archivos, debemos observar que no puede existir automatización sin sistematización de los procedimientos que en materia archivística se llevan acabo en nuestras instituciones, ya que la omisión de esta regla, puede llevar a cometer errores que en lugar de optimizar el trabajo archivístico, lo obstaculicen.

De la misma manera, no debemos olvidar que la escasa o nula legislación en esta materia, al menos en el caso mexicano, puede ser una limitante para la adopción en ciertos casos, de políticas encaminadas a la implementación de tecnologías aplicadas a los archivos. No podemos enfrentar, al menos en este momento, los problemas existentes de explosión documental sustituyendo documentos de papel, con el uso de nuevos soportes electrónicos o magnéticos, ya que estos últimos carecen de toda legalidad.

A continuación presentamos la experiencia en la aplicación de las Nuevas Tecnologías de la Información (TI) y de la normatividad archivística en el Proyecto de Modernización del Archivo Histórico de Monterrey.

Antes de visualizar nuestro proyecto de Modernización, quisimos hacer un análisis de la situación de los Archivos en México, para conocer las tendencias de modernización, de catalogación y de infraestructura. De esta manera, realizamos una investigación en las principales instituciones Archivísticas del País tomando como base los parámetros que emplea el Banco Mundial en los Archivos Municipales, publicados en el documento: informe experto del Banco Mundial sobre la Situación de los Archivos mexicanos del año 2000. De esta manera, recorrimos los Archivos Municipales de Guadalajara, Jal, de Saltillo Coah., el Archivo Histórico de la Cd. de México, el Archivo General del Estado de Aguascalientes, el Archivo General del Estado de Nuevo León y el Archivo General de la Nación.

Al finalizar nuestra investigación, realizamos un análisis comparativo y lo complementamos con el informe del Banco Mundial antes citado. El panorama obtenido se resume de la siguiente manera.

1. Los archivos municipales dependen, prácticamente en su totalidad, de las respectivas administraciones municipales a través de la Secretaría de Ayuntamiento.

2. El 67% cuenta con un presupuesto inferir a 25,000 dólares anuales. Menos del 10% cuentan con un presupuesto mayor a 100,000.00 dólares anuales. Algunas instituciones cuentan con financiamiento externo como en Puebla, Oaxaca y AGN, mediante asociaciones como el “Patronato Amigos del Archivo General de la Nación”, a través del cual, y mediante la presencia de destacados representantes de las instancias científicas, administrativas y políticas, iniciaron una política de apoyo al archivo.

3. El 85% de los Archivos Municipales cuentan con un reglamento interno.

4. El 15% pertenece a alguna Asociación.

5. El 85% de los Archivos cuentan con medidas generales de seguridad.

6. El 29% cuentan con controles de temperatura y humedad.

7. El 15% no cuentan con computadoras.

8. En conjunto, el 81% de las instituciones consultadas está abierta a la consulta pública de sus fondos. De todos modos, y con relación a la consulta pública, conviene llamar la atención sobre el hecho de que cerca de un 40% de instituciones declararon no disponer de una sala de consulta o espacio específicamente adecuado

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