Manejo Administrativo SSO Obras

Objetivo

Estandarizar la forma de archivar tanto en medio magnético como físico la documentación generada por el área de seguridad y salud ocupacional en cada una de las obras de la empresa, con la finalidad de evitar trastornos a la obra por reemplazo temporal y/o permanente de las auxiliares y/o líderes de seguridad y salud ocupacional

Alcance

Los parámetros definidos en este instructivo son aplicables a todas las obras de ARCONSA independientemente de la duración de ésta.

Convenciones

El texto color rojosignifica crear carpetas, subcarpetas.

El textoen subrayadosignifica que hay un hipervínculo.

Documentación en medio magnético(vpn)

1. Carpeta: Accidentalidad

Se debe guardar el consolidado de accidentalidady diligenciarlo cuando se presenten accidentes y/o incidentes de trabajo.

2. Carpeta: Enfermedad general

Diligenciar el formatoA1 F28 Consolidado enfermedad general, consignando las incapacidades por enfermedad general del personal de Arconsa.

3. Carpeta: Contratistas

Crear dos sub carpetas, la primera identificada como Actas reuniones mensualesguardar las actas generadas en las reuniones mensuales en obra y escanear el registro de asistencia, la segunda sub carpeta Plan básico legal contratistasse debe crear sub carpetas nombradas con los contratistas y allí guardar:

• El manual de contratista firmado por el contratista, el residente syso deberá hacer seguimiento de las fechas pactadas inicialmente con el contratista para la entrega de la documentación faltante.

• El plan básico legal.

4. Carpeta: Cronograma de formación y actividades

Se debe guardar el formato Cronograma de formación y actividades y programar dos formaciones y dos actividades como, inspecciones de seguridad, campañas de aseo, jornadas de salud, entre otros, tanto para el personal de Arconsa como contratista. Diligenciar el formato a medida que se vaya ejecutando lo establecido allí.

El residente syso deberá enviar por correo electrónico a la coordinación syso antes de cada reunión mensual de seguridad los dos registros de asistencia de las formaciones dictadas al personal de Arconsa, el registro de asistencia no es necesario, estos se deberán archivar de forma física en obra.

5. Carpeta: Indicadores

Se debe crear dos archivos en ésta carpeta, el primer archivo es el formato Indicadores impacto,el otro archivo es Indicadores de gestión, éste se debe diligenciar mensualmente, el cual servirá de insumo para el informe de seguridad.

6. Carpeta: Informes syso

Crear un archivo por mes "identificado con el mes que corresponda el informe" exponerlo y entregarlo a la coordinadora de S&SO mensualmente.

7. Carpeta: Inspecciones de seguridad

Crear dos sub carpetas, la primera identificada comoARP, se guardara las inspecciones realizadas por la arp durante cada mes, cada informe de inspección que la arp realice, el residente syso deberá levantar un informellamado PLAN DE ACCIÓN INSPECCIÓN CON FECHA _______donde haga relación al numeral de la condición o acto inseguro que la arp encontró y la mejora implementada, éstas inspecciones se debe tener en cuenta para los indicadores de gestión. La segunda subcarpeta identificada como Inspecciones de seguridad, aquí se debe crear un archivo identificado con el mes que se realicen las inspecciones de seguridad, las inspecciones del mes se deben guardar en pestañas o etiquetas así:

Ejemplo: Mes de Enero, número de inspecciones que se realizaron 3, en cada etiqueta se marca, N° 1, N° 2, N° 3.

Para mayor información ver numerales del 5 al 8 del procedimiento A1-P04 Inspecciones de seguridad.

8. Carpeta: Hoja de vida equipos para trabajos en alturas

Marcar los equipos de alturas al lado de la argolla dorsal (con papel y protegido con cinta) y guardar el archivo y diligenciar la hoja de vida en el formato A1-F16 Hoja de vida equipo alturas.

Las hojas de vida se realizan en un formato en Excel en donde están todos los equipos que Arconsa maneja, la mayoría no aplican en obras, se escogen los equipos que aplican y eliminan las demás pestañas o etiquetas.

En cada pestaña o etiqueta hay un equipo ejemplo ESLINGA, en esta etiqueta o pestaña se registrara todas las eslingas que hay en la obra, adicionando columnas o eliminando dado el caso y así se hace con los demás equipos de alturas.

Cuando ingrese un nuevo equipo (sea nuevo o usado: enviado de otra obra), solo se adiciona la columna correspondiente poniendo el consecutivo y fecha de compra, no diligencien la hoja de vida de ese equipo, este se inspecciona en el próximo establecido ya sea febrero ó agosto.

Se debe crear una sub carpeta llamada: Equipo para rescate en alturas y en cada pestaña

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