Manejo De La Correspondencia

Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes

La correspondencia es la piedra angular de la comunicación en los negocios. La organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento.

La cantidad de la correspondencia enviada varía según el tamaño de la empresa y la clase de sus negocios.

Definición de correspondencia

Esta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en:

• Correspondencia recibida: es la que llega de empresas externas.

• Correspondencia enviada: Es aquella que se remite a individuos o compañías externas.

• Correspondencia interna: Es la que incluye aquella correspondencia entre departamento de la misma empresa.

Organización de la correspondencia

El sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiera el negocio.

Recepción de la correspondencia

En las grandes organizaciones existe un departamento de correo, su propósito es distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas que van dirigidas a los ejecutivos son entregadas sin abrir a las asistentes ejecutivas o secretarias, las cuales abrirán el correo, a excepción de los marcados con “confidencial” o “personal”

En lo que se refiere a la correspondencia las asistentes o secretarias deben:

• Sellarla y registrarla.

• Leerla y verificar que sea para la oficina.

• Jerarquizarla: las que puedan contestar y las que deben atender sus jefes.

• Contestar y mecanografiar.

• Sintetizar la información.

• Buscar los expedientes correspondientes (si existen).

• Presentarla al jefe y recibir instrucciones.

• Mecanografiarla y revisar antes de presentarla a firmar.

• Separar y repartir las copias; o sacarlas.

• Colocar la copia en “pendientes”, para su seguimiento.

• Elaborar un acuse de recibo ( solo si es necesario)

• Archivar la copia.

Las cartas que no tienen un destino específico, deben ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, para determinar a quien se entregara la correspondencia recibida. Una razón importante para registrarlas es proporcionar un control interno de correspondencia.

Después de que se recibe una carta con el sello de la fecha se procede a:

1. Registrarla.

2. Colocarla en su bandeja de entrada.

3. Transferirla a su jefe.

4. Archivar el documento, para ello lo marca y autoriza su archivo. Esto se conoce como iniciales de autorización para archivar un documento, y va en la esquina superior izquierda.

Las copias al carbón no necesitan iniciales de autorización para ser archivadas.

La secretaria engrapa las copias de la respuesta a la original de la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta rotula “para archivar”. En caso de que los encargados sean especialista se coloca en su charola de archivo rotulada “salida”.

Pasos en el procedimiento de archivo

Después que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:

1. Inspección: Se comprueba que la correspondencia tenga las iniciales de autorización. Si el documento llega hasta archivo sin las iniciales se devuelve a la persona a quien estaba dirigido.

2. Clasificación: Es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes. Es uno de los trabajos más importantes de una oficina. La identificación del nombre es el fin principal, el nombre es una frase genérica por lo cual se llega a distinguir una clasificación; esta puede basarse en los siguientes criterios.

a) Por el nombre del membrete.

b) Por el nombre de la persona o compañía a quien se dirige la carta.

c) Por el nombre de quien firma la carta.

d) Por el nombre del documento que se ha clasificado.

e) Por el asunto del que trata.

f) Por la fecha en que el documento se ha recibido, enviado o redactado.

g) Por el número asignado a los documentos clasificados.

A estos criterios corresponde un tipo de ordenación. Los más comunes son:

• Numérico.

• Alfabético.

• Cronológico.

• Geográfico

• Por asuntos

3. Codificación: Es el hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia. Existen tres métodos comunes:

a) El nombre seleccionado para clasificar se subraya.

b) Si el encabezamiento por el cual debe archivarse no aparece, debe escribirse en la parte superior derecha.

c) Si es necesario hacer una referencia cruzada de la correspondencia, el encabezamiento seleccionado se debe subrayar o escribir y debe colocarse una X al final de la línea para indicar que es una referencia.

4. Distribución: Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Puede ser el grupo de una letra, un número, un tema, una fecha.

5. Archivo: Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.

Los pasos para guardar documentos en un expediente, así como el expediente mismo son:

1. Abrir la gaveta del archivador rotulada con el encabezamiento adecuado.

2. Utilizar los encabezamientos de la guías para localizar y encontrar el expediente.

3. Sacar el expediente y dejarlo descansar sobre el borde de las gavetas cerca de donde se extrajo.

4. Asegurarse que se ha extraído el expediente buscado.

5. Colocar el documento en el expediente cuidadosamente con el titulo hacia la izquierda.

6. Colocar el expediente en su sitio.

Conformación de expedientes

Es importante tomar en cuenta ciertos lineamientos generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados:

• En un expediente no puede guardarse más de 100 documentos.

• El material siempre debe mantenerse ordenado y bien colocados dentro de los expedientes.

• No debe utilizarse sujetapapeles, ganchos o alfileres para sujetar los documentos.

• Al retirar un expediente de la gaveta se debe agarrar por la parte de en medio.

• Los documentos rotos deben remendarse con cinta engomada transparente.

• Si los documentos son de tamaño menor a lo usual, se debe pegar en un papel tamaño carta.

Reglas de clasificación alfabética

Los documentos se identifican por sus títulos.

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