Manual Libreria De Administrativo

Cafebrería El Péndulo

Manual Geslib+

Puesto: Administrativo.

Temas tratados:

• Introducción.

• Revisión de compras facturadas en firme.

• Revisión de compras remisionadas en firme.

• Revisión de liquidaciones de depósitos.

• Cambios de factura.

• Registro de notas de crédito o de cargo.

• Pagos.

• Consultas de cuentas de proveedores.

Introducción

El Geslib+ nos permite llevar el control de deudas a proveedores y pagos dentro del mismo sistema en el que los capturistas capturan sus compras. Todas las facturas que paguemos a proveedores de libros, discos, videos, agendas, etc. las deberemos de revisar en Geslib+, y el pago lo deberemos registrar allí mismo. Así, el sistema nos servirá para llevar todo el control de lo que le debemos a nuestros proveedores.

Como el Geslib+ apenas lo acabamos de instalar, la mayoría de las facturas que actualmente debemos fueron capturadas en Cressendo, y su revisión y pago será como la hacíamos anteriormente. Pero, conforme te comiencen a llegar facturas que fueron capturadas en Geslib+ (las puedes identificar porque no tienen número de compra), deberás seguir el proceso que se te indicará a continuación.

Al principio quizás te parezca que es más trabajo del que era antes, pero pronto verás que las cosas se agilizan, y que tener toda la información en el sistema nos dará muchos beneficios y a la larga nos quitará trabajo.

Revisión de compras facturadas en firme.

Cuando estés programando el pago de la factura de un material que nos llegó facturado firme (reposiciones de consignación cuentan como firmes), deberás hacer la revisión de esta en el Geslib+. Para hacerlo ingresarás al módulo de Procesos – Mes Proveedores – Conformación de compras:

Al hacerlo, te aparecerá esta pantalla:

La parte sombreada en amarillo es la lista de facturas en firme que han sido capturadas en las cinco tiendas y que están pendientes de pago. En la imagen puedes apreciar que una factura de Colofón está seleccionada. El rectángulo azul en la parte superior de la pantalla es la cabecera de la pantalla, allí aparecen los datos de la factura que está seleccionada. El rectángulo rojo señala las dos pestañas de esta pantalla. La pestaña de Lista que está seleccionada ahora te muestra la lista de facturas. Si seleccionas la pestaña Datos factura, te aparecerán los datos de la factura seleccionada. La lista es como una hoja de cálculo cuyas columnas puedes ensanchar o adelgazar, y que puedes ordenar con respecto a alguna columna haciendo click sobre su encabezado. La columna Cen. te indica de qué tienda es la factura: 11 es Condesa; 12 es Polanco; 13 es Santa Fe; 14 es Perisur; y 15 es Zona Rosa.

Una vez que has localizado la factura que buscas, deberás revisar que todos los datos son correctos: el distribuidor, el número de factura, el importe, y la tienda a la que corresponde la factura.

Ojo: incluso si hubo mercancía faltante, el importe total debe cuadrar, pues el sistema calcula sus totales de acuerdo a las cantidades indicadas en la factura. Si el total de la compra no cuadra con el de la factura, esto debe de ser por algún error, ya sea del capturista, o de quien haya elaborado la factura. Deberás encontrar este error antes de proseguir.

Si los datos son correctos, ubicarás el cursor del mouse sobre su renglón, oprimirás el botón derecho del mouse, y en el menú que te aparece seleccionarás la opción Cerrar y contabilizar. Al hacerlo, te aparecerá el siguiente recuadro:

Le indicas que Sí y el sistema cerrará la factura. Lo que esto hace es que la quita del módulo de conformación de compras (notarás que la factura desaparece de la lista), y la pasa al módulo de Gestión de pagos. Esto es, la factura aún no ha sido pagada, pero ya está lista para serlo.

Si te equivocaste al cerrar una factura, y necesitas abrirla de nuevo, lo puedes hacer ingresando al módulo Históricos – Proveedores – Facturas Conformadas:

Al entrar a este módulo, te saldrá esta ventana:

Deberás oprimir el botón de Recuperar Facturas señalado en el cuadro rojo en la imagen anterior, tras lo cual te aparecerá una lista de las facturas conformadas. Deberás encontrar la factura que quieres, oprimir sobre de ella el botón derecho del mouse, y en el menú que te aparece seleccionar Pasar a Pendiente. Te saldrá un recuadro en el que deberás confirmar que quieres pasar la factura a pendiente, le indicas que Sí, y luego te saldrán otros dos recuadros en los que deberás seleccionar <Aceptar>. Ahora la factura te deberá aparecer de nuevo en la lista de las facturas por conformar.

REVISIÓN DE COMPRAS DE IMPORTACIÓN.

En las compras de importación, el importe de la factura no cuadra con el importe de la entrada en Geslib+, pues uno viene en moneda extranjera y el otro en pesos mexicanos. Además, el importe de la compra incluye los gastos de envío y de aduanas.

Por ello, en lugar de revisarla conforme a importe, la deberás revisar conforme a cantidad total de ejemplares entregados. Para revisar la cantidad de piezas entregadas deberás entrar al módulo de histórico de albaranes de proveedor en Históricos > Proveedores > Albaranes de proveedor:

Una vez adentro deberás oprimir el botón de Recuperar registros (señalado en rojo en la imagen siguiente) para que te aparezcan todas las entradas de mercancía (incluyendo las consignaciones) que han sido registradas en Geslib+.

Haciendo clic sobre el encabezado de cualquiera de los campos, éstos se ordenarán con ese criterio. Esto te puede facilitar que encuentres el documento que buscas.

Una vez que encuentras el documento que buscas, lo seleccionas (como está seleccionada la factura 2023713835 de Baker & Taylor en la imagen anterior) y en la esquina superior derecha de la ventana (señalada en azul) te aparecerá la cantidad total de ejemplares capturados. Deberás verificar que esta cantidad coincide con la cantidad indicada en la factura. En caso de que necesites ver detalles de la entrada, puedes seleccionar la pestaña de Líneas de Albarán (señalada en verde) y verás la lista de los artículos capturados.

En el caso de que una importación haya llegado en una sola factura y la mercancía se haya dividido en varias tiendas (como sucede con CELESA), deberás consultar la entrada de cada tienda y sumar la cantidad de ejemplares para verificar que ésta cuadra con la cantidad especificada en la factura.

Una vez que hayas verificado que la cantidad de ejemplares es correcta, deberás salirte de este módulo, entrar al de conformación

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