Manuales Administrativos

muy importantes.

Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles pueden volverse complicados.

¿SON IMPORTANTES LOS MANUALES EN LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS ORGANIZACIONES?

En la práctica se ha podido constatar que la mayoría de los organismos nacionales (públicos y privados) no consideran necesario establecer por escrito la coordinación y sucesión de las operaciones que componen el trabajo, sin tomar en cuenta que esta es la única manera de establecer una norma, requisito necesario para una organización adecuada y eficiente.

Lo anterior nos demuestra que los principios de la teoría administrativa no solo son validos para grandes empresas, sino también para las pequeñas y medianas y aun más para el sector público. Es por esto que los principios de la administración son amplios y universales. Su falta de aplicación lleva al caos, a la incongruencia y a la desaparición de un organismo social.

Donde existe un organismo es necesario que se establezcan objetivos, se diseñe la estructura organizacional y se implanten procedimientos y políticas, todo debe establecerse por escrito y darse a conocer por medio de los manuales administrativos.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Por su contenido

• De historia del organismo

• De organización

• De políticas

• De procedimientos

• De contenido múltiple (cuando por ejemplo, incluyen políticas y procedimientos; historia y organización)

• De adiestramiento o instructivo

• Técnicos

Por función especifica

• Producción

• De compras

• De ventas

• De finanzas

• De contabilidad

• De crédito y cobranzas

• De personal

• Generales (los que se ocupan de dos o más funciones operacionales)

Por su ámbito de aplicación

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se basa en las necesidades específicas que surgen en las oficinas y de acuerdo con su ámbito de aplicación, puede abarcar muchas o pocas actividades.

Incluyen al organismo en su conjunto. En este grupo de manuales se clasifican los de:

General

• Organización

• Procedimientos

• Políticas

Especifico

Contienen información de una unidad orgánica. En esta clasificación se incluyen los manuales de:

• Reclutamiento y selección

• Auditoría interna

• Políticas de personal

• Procedimientos de tesorería

PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE MANUALES

A) Quien es responsable de la elaboración de los manuales?

Esta determinación puede hacerse de dos maneras:

La primera es crear un departamento centralizado que se encargue de la racionalización administrativa, la cual se conoce como: Departamento de Organización y Métodos, de Sistemas y Procedimientos, de Servicios Administrativos, de Planeación y Organización, etc.

La segunda solución es, en el caso de que por motivos presupuestales e n la empresa no exista una unidad orgánica que realice este tipo de trabajo, contratar los servicios profesionales de un despacho de consultores externos encargados de realizar este trabajo técnico.

B) Planeación de elaboración de manuales

Planear significa estudiar una acción futura, precisando las operaciones que se deberán llevar a cabo y en qué orden realizando el acoplamiento optimo, desde el punto de vista económico, entre los instrumentos y el personal para lograr el objetivo propuesto.

La preparación de un plan se basa en dos motivos que tienen la misma importancia

 El conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar.

 El conocimiento de la situación efectiva de la empresa, y en particular, de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organización.

¿QUÉ FASES ABARCA LA ELABORACIÓN DE MANUALES?

A) Recopilación de la información

B) Procesamiento de la información

C) Redacción

D) Elaboración de graficas

E) Formato y composición

F) Revisión y aprobación

G) Distribución y control

H) Revisión

MANUAL DE ORGANIZACIONES

El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

Objetivos:

Presentar una visión de conjunto de la organización.

Precisar las funciones encomendada a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades y evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Evitar las repeticiones de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo

Importancia:

La tarea principal de un administrador es organizar, delegar, supervisar y estimular. Esto hace evidente que existe una secuencia de acciones a seguir y nos indica que:

Antes de delegar los puestos de trabajo es necesario organizar los recursos con que cuenta la empresa.

La delegación que induce el establecimiento de normas de actuación debe preceder al acto de supervisión.

Los jefes deben delegar y vitalizar las normas de actuación y reconocer y recompensar las ejecución del trabajo para motivarlos.

Tipos de manuales de organización:

Generales de organización: son aquellos que abarcan toda una empresa.

Específicos de organización: son aquellos que se ocupan de una función operacional, un departamento en particular una sección de la organización.

Preparación del manual

Para ello es necesario hacerse las siguientes preguntas

¿Cuál es el objetivo del organismo?

¿Qué beneficio proporcionara al usuario?

¿Que espero lograr con este manual?

¿Que contiene un manual de organización?

1. Identificación

2. Índice

3. Introducción

4. Directorio

5. Antecedentes históricos

6. Base legal

7. Organigrama

8. Estructura funcional

Una de las principales características de los manuales de procedimientos es que con estos reducimos el costo de oficinas de manera drástica. Cabe destacar que siempre habrá una manera más fácil y optima de realizar algo , ese es uno de los principales objetivos de lo que son los manuales de procedimiento.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Permite conocer

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