Manuales Administrativos

INTRODUCCIÓN.

Una de las estrategias para el desarrollo de la organización lo constituye una documentación de sus sistemas con la necesidad de contar con un programa de revisión constante de sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir las desviaciones que se dan en los planes originales. Es importante contar dentro de una empresa con un área especializada en el estudio de sistemas y organización o en la utilización de servicios de consultoría externa. De cualquier manera, se manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.

Dentro de una organización la experiencia de cada directivo y colaborador es muy valiosa, porque contribuye directamente al fortalecimiento de la experiencia de la organización, de hecho, la experiencia y las técnicas que usa una organización conforman su tecnología. Si esta tecnología está documentada adecuadamente, el valor se esta experiencia en invaluable para la propia organización, porque además de enriquecerse tienen una base de la cual partir para seguir creciendo y desarrollándose. Además, a partir de la tecnología actual, una organización facilita que su personal de nuevo ingreso o promovido pueda rápidamente generar tecnología.

En la mayoría de las organizaciones, los colaboradores están dispuestos a aportar y recibir conocimientos y experiencias de los demás. Sin embargo lo que hace falte es solamente que alguien les pida ayuda y les enseñe a poner en blanco y negro sus conocimientos y experiencias. Si a estas personas o colaboradores se les enseña a elaborar y documentar su experiencia a través de políticas, procedimientos y manuales, muy pronto la organización tendrá un cumulo enorme de experiencia a partir del cual podrá generar tecnología invaluable que genere una ventaja competitiva dentro de su mercado. La tecnología de una organización es después de sus colaboradores su activo más valioso.

OBJETIVOS.

Objetivo General

Analizar los tipos de manuales administrativos existentes en las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, así como también los métodos de actualización de los mismos.

Objetivos Específicos:

 Conocer los contenidos típicos que tienen los principales manuales de la organización.

 Analizar la importancia y justificación de la elaboración de manuales administrativos necesarios para llevar a cabo la documentación en la organización.

 Identificar el formato y los pasos requeridos para la Elaboración de los manuales administrativos.

 Comprender los principales objetivos con los que se realiza cualquier tipo de instructivo en complemento a los manuales de administración.

 Conocer la importancia de la actualización de los manuales de administración como herramientas con las que cuenta una organización.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA.

Los manuales e instructivos, y la actualización de los mismos, son de mucha importancia ya que son las principales herramientas que tienen las organizaciones para transferir su tecnología y mantener la uniformidad en sus procesos y métodos. Permiten también adaptarse a los cambios que se dan continuamente en el interior y en el exterior de la organización.

Es un hecho que en los negocios muchas cosas cambian: los mercados, los hábitos y costumbres de los clientes, las modas, los productos, los servicios, los precios, la tecnología, los procesos operativos, comerciales y administrativos. Todo cambia en mayor o menor medida. De aquí nace la importancia y necesidad de actualizar la documentación constantemente dentro de una organización.

Debido a esta importancia, con la realización de esta investigación, se pretende dar conocer cuáles son los pasos a seguir y los puntos a tomar en cuenta para llevar a cabo la actualización de los diferentes manuales e instructivos presentes en una organización.

ALCANCES Y LIMITACIONES.

El estudio tiene un alcance bibliográfico presentando definición, características y contenido de los manuales e instructivos y los diferentes procedimientos y aspectos importantes para poder llevar a cabo la actualización de los mismos dentro de una organización.

Existe una amplia información disponible sobre el análisis y actualización de los manuales e instructivos y se describen en el presente trabajo los aspectos más relevantes referentes a este tema.

LOS MANUALES.

Definición.

Un diccionario define la palabra “manual” como un libro que contiene lo más sustancial de un tema, y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.

Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.

Así encontramos manuales muy especializados en todos los campos de la ciencia y la tecnología. Encontramos que en la compra de cualquier computadora, televisión, estéreo, lavadora, refrigerador, equipo electrónico y maquinaria en general, se proporciona un manual de operaciones con el propósito de que el usuario, además de que lo disfrute al 100% pueda aprender rápida y adecuadamente a usarlo, manejarlo y mantenerlo, logrando así llegar a ser rápidamente “un experto” (operativamente hablando).

En otros campos del conocimiento también hay manuales: manuales de planeación estratégica, de acupuntura, de cocina, para el cuidado y entrenamiento de mascotas, de supervisor, periodismo, de los buenos hábitos, de planeación de ganancias, de solución de problemas, de la gente bien, etc.

Dentro del ámbito de los negocios, cada vez se descubre más la necesidad e importancia de tener y usar manuales, sobre todo manuales de políticas y procedimientos que le permitan a una organización formalizar sus sistemas de trabajo, y multiplicar la tecnología que le permitan consolidar su liderazgo y su posición competitiva. Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque le permiten a cualquier organización normalizar su operación.

La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y solidez.

Los manuales son a la organización lo que los cimientos son a los edificios. El tenerlos, facilitan

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