Manuales Administrativos

UNIDAD 3

Tema: MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO.

Todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismos deberán ser realizadas ya sea conjuntamente o por separado.

Según Saroka Gaitan: "Es algo palpable físico bien elaborado"

Otros Conceptos:

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.

FINALIDAD.

Instruir a los miembros de la organización acerca de aspectos como ser: Funciones, Autoridad, Disciplina, Normas, Procedimientos, Políticas, Objetivos, Premios, Sanciones, etc.

OBJETIVOS

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices

Agilizan el estudio de la organización

Facilitan el reclutamiento, selección e integración de personal

Determinan la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización

Establecen claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen

Promueven el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles

Coadyuvan a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propician la uniformidad del trabajo.

El manual como medio de comunicación:

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de

mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado

puede ser un valioso instrumento administrativo.

En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa

VENTAJAS.

1. Son fuentes permanentes de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la Empresa.

2. Ayudan a Institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una versión "oficial" y además evitan los argumentos de "desconocimiento")

3. Facilitan la fijación, establecimiento de estándares de aplicación.

4. Posibilitan la normalización de actividades es decir todos procederán de la misma forma.

5. Son útiles para la capacitación de nuevos empleados

6. Aumentan la fijación en la realización de Actividades.

LIMITACIONES

1. Deficiente preparación en los manuales trae inconvenientes en le normal desenvolvimiento de las operaciones.

2. El costo de confección puede ser elevado

3. Los manuales pueden perder vigencia con rapidez debido a la dinámica empresarial.

4. Son poco flexibles

5. Una redacción mala o deficiente puede hacer difícil su uso

Clasificación de los Manuales administrativos:

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,

destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar.

Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres

diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales

diferentes.

El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

POR SU CONTENIDO:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura

organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas:

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,

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