Manuales Administrativos

9.11 Procedimientos Generales para la Elaboración de Manuales Administrativos

Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

Metodología para la elaboración de manuales administrativos

1. Planeación del Trabajo

2. Aplicación de Técnicas de Investigación

3. Análisis de la Información

4. Estructuración

5. Validación de la Información

6. Autorización del Manual

7. Distribución

1.- Planeación del trabajo

Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarán el Manual, de las cuales se nombrará un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la información. Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de información, a través de fuentes más representativas como son:

• Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.

• Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. Metodología para la elaboración de manuales administrativos

• Los Manuales Administrativos existentes.

• Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades necesarias para la elaboración de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y distribución del Manual.

2.- Aplicación de Técnicas de Investigación

Simultáneamente a la elaboración del Programa de Trabajo, se establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, ya sean documentales o de campo.

Investigación documental.- Consiste en recopilar documentos para la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarán en los Manuales Administrativos, estos pueden ser: bases jurídico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio. Metodología para la elaboración de manuales administrativos

Observación.- Es la percepción reflexiva de la realización de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigación documental.

Cuestionarios.- La aplicación de esta técnica se desarrolla a través de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisión de la misma dependerá del diseño y la presentación del cuestionario, así como de la disposición del personal al que se aplica (Anexo I).

Entrevistas.- Consiste en obtener información verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona información completa, debido a la interacción que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepción de actitudes. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensión. Para que esta técnica se desarrolle con éxito es conveniente observar lo siguiente:

• Utilizar las entrevistas libres, dirigidas o ambas.

• Tener claro el objetivo de la entrevista.

• Concertar previamente cita con el servidor público. Metodología para la elaboración de manuales administrativos

• Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del enfoque de la entrevista.

• Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.

3.- Análisis de la Información

En el análisis de la información obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia:

• Conocer el hecho o situación.

• Describir ese hecho o situación.

• Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.

• Examinarlos críticamente.

• Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos.

• Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: Metodología para la elaboración de manuales administrativos

¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?

¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?

¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace?

Para obtener la información que dará la pauta para formular el Manual, es necesario que después de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué? Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede continuar con las etapas de:

ESTRUCTURACION.- En esta etapa se debe establecer el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración de los Manuales Administrativos.

VALIDACION DE LA INFORMACION.- Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las áreas.

AUTORIZACION DEL MANUAL.- Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o del área a la que corresponda el documento.

DISTRIBUCION.- Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

9.12 Proceso de Actualización y Modificación de los Manuales Administrativos

Puesto que las operaciones de un organismo social van en aumento progresivo, transformándose en una acumulación de trámites, es necesario observar la dinámica de los manuales revisándolos y actualizándolos constantemente.

El valor de un manual, y en especial el de procedimientos, depende de la validez de la información que contiene. A

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