Manual Administrativo

Manual de Procedimientos Administrativos

Gerencia General:

Descripción:

Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa tendientes al cumplimiento del objeto social. Responde por la empresa ante el Estado y ante terceros.

Responsabilidades:

1. Proponer la formulación del Planeamiento Estratégico, definiendo los objetivos y metas propuestos.

2. Diseñar la estrategia de imagen, comunicación y de promoción de los Productos.

3. Planear, organizar, controlar y evaluar la gestión económica, financiera, crediticia y administrativa de la Institución, de acuerdo a las normas legales vigentes, el Estatuto y las políticas de la Compañía.

4. Velar porque se encuentren al día la contabilidad y los registros conforme a las normas pertinentes y cuidar que reflejen con claridad y precisión la situación patrimonial, económica, financiera y funcional de la empresa.

5. Velar por el oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias y sociales.

6. Asegurar que exista un adecuado control y supervisión de las actividades operativas, para que estas se desarrollen de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

7. Proponer al Directorio el plan de gestión, el presupuesto anual y sus modificaciones, las políticas de operación y los reglamentos necesarios.

8. Nombrar, promover, trasladar, sancionar y despedir conforme a Ley a los empleados, y obreros.

9. Apertura, traslado y cierre de Sucursales, Agencias y Oficinas.

10. El presupuesto anual y sus modificaciones.

11. Autorizar los gastos e inversiones que estime necesarios para la administración de la compañía, inclusive gastos en atenciones, cortesía, publicidad y en general cualquier otro de naturaleza semejante, dentro de los límites que establezca el presupuesto

12. Ejecutar políticas en el marco de los objetivos y lineamientos señalados por el Directorio y la Junta General de Accionistas.

13. Presentar al Directorio la memoria anual y los estados financieros con las informaciones y datos respectivos.

14. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Directorio, dentro del ámbito de su competencia.

Gerente de Administración

Descripción:

Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa, del manejo de la relación con los diferentes proveedores nacionales e internacionales. Desarrolla las estrategias de compras anuales y las proyecciones de la organización. Se encarga del control administrativo y disciplinario del personal y coordinar toda la actividad de producción de la empresa.

Responsabilidades:

1. Formular las políticas, normas y procedimientos administrativos y financieros, relacionados con las compras, ventas, el presupuesto, la contabilidad y el mantenimiento del almacén.

2. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades administrativas y financieras de la Empresa.

3. Dirigir la formulación del presupuesto anual, controlar su ejecución manteniendo el equilibrio entre los ingresos y los gastos.

4. Velar por el adecuado registro contable de todas las operaciones y por la elaboración y análisis mensual de los Estados Financieros y de Ejecución Presupuestaria.

5. Supervisar y controlar las compras de bienes y servicios, así como su almacenamiento, oportuno suministro y control de los inventarios.

6. Supervisar el mantenimiento preventivo, las reparaciones, limpieza general y correcta funcionalidad del almacén, instalaciones, muebles y equipos de la Empresa.

7. Dirigir estudios de reorganización administrativa y financiera para mantener actualizados los sistemas y procesos, según las necesidades de la Empresa.

8. Garantizar la efectividad de los servicios de transportación, vigilancia, seguridad y aseo, en la Empresa.

9. Ejercer un efectivo control administrativo y financiero de los recursos de la Empresa.

10. Velar porque se mantengan al día los registros contables, presupuestarios y administrativos en general.

11. Preparar y remitir oportunamente los informes y reportes financieros y administrativos que le sean requeridos.

12. Verificar el mantenimiento al día de los Estados de las Cuentas Bancarias.

13. Autorizar la confección de todos los cheques de pago que emita la Institución.

14. Ejercer un efectivo control de los valores en tesorería, fondos de caja chica y documentos y valores en general propiedad de la Empresa.

15. Velar por el correcto registro de los fondos de asignaciones, apropiaciones y gastos

16. Ejercer un efectivo control de las cuentas por pagar.

17. Realizar otras funciones relacionadas con el puesto y que no hayan sido mencionadas en este manual.

Contador:

Descripción:

Realiza trabajos de dificultad promedio en contaduría pública, siendo responsable de incluir en el sistema computarizado los comprobantes contables, llevar el control de los libros de contabilidad, elaborar los estados financieros y otras tareas afines .

Responsabilidades:

1. Supervisar y controlar el registro de todas las operaciones contables de la Empresa.

2. Emitir las solicitudes de fondos a la Gerencia de Administración mensualmente.

3. Mantener registro actualizado de la disponibilidad diaria de fondos en las cuentas de la Empresa.

4. Preparar y registrar las entradas de diario de nóminas y cierre de las mismas.

5. Velar por el correcto registro de los fondos ingresados del control de asignaciones, de apropiaciones y de gastos.

6. Supervisar y controlar el registro de las cuentas por cobrar y por pagar, los inventarios y el activo fijo.

7. Llevar el control de los cheques expedidos; velar por la preparación de las conciliaciones bancarias.

8. Supervisar y controlar la realización de la nómina de pago del personal en general.

9. Elaborar mensualmente los Estados Financieros e informes especiales que le sean solicitados.

10. Conservar los duplicados de todos los comprobantes de gastos.

11. Elaborar el inventario del activo fijo cada seis meses.

12. Velar porque los libros de contabilidad se mantengan al día.

13. Realizar otras tareas relacionadas con el puesto y que no hayan sido mencionadas en este manual.

Departamento de Compras:

Responsabilidades:

1. Elaborar el programa y el presupuesto anual de compras de la Institución.

2. Solicitar cotizaciones de acuerdo a las normas y procedimientos de la Institución.

3. Recibir solicitud de compra con la

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