Manuales Administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos permiten a las organizaciones registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática información, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que se desempeñen mejor las tareas. Los manuales son susceptibles de clasificarse según su naturaleza o área de aplicación, contenido y ámbito.

Clasificación básica

POR SU NATURALEZA O ÁREA DE APLICACIÓN

• Microadministrativos: documento que maneja información de una sola organización, pueden referirse a ella de un modo general o a un área en específica.

• Macroadministrativos: manual que maneja información de más una organización.

• Mesoadministrativos: incluyen información de una o varias organizaciones de un mismo sector de actividad o rama, se usa normalmente en el sector público.

POR SU CONTENIDO

• De organización: muestra información detallada de antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales. cuando corresponden a área específicas de la organización comprenden descripción de puestos y pueden presentar el directorio de la organización.

• De procedimientos: documento técnico que contiene la sucesión cronológica y secuencial de operaciones para la realización de una función, actividad o tarea.

• De gestión de calidad: describen los elementos del sistema de calidad, responsabilidad y autoridad del sistema, mapas de procesos, gestión de recursos, realización del servicio o producto, medición, análisis, mejoras y referencias normativas.

• De historia de la organización: describen el proceso de creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición de la organización.

• De políticas: conocidos como de normas, son guías básicas que sirven como marco de actuación para la realización de acciones, diseño de sistemas e implementación de estrategias.

• Contenido múltiple: información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. El objetivo es agruparla en un solo documento para una consulta accesible.

• De puestos: llamado también manual individual o instructivo de trabajo, describe relaciones, funciones y responsabilidades de cada puesto en una organización.

• De técnicas: principios y criterios para emplear herramientas técnicas que apoyan en la ejecución de procesos y funciones.

• De ventas: compendio de información específica para apoyar a las funciones de ventas contiene estrategias, competencias, división de responsabilidades por clientes, productos y o servicios.

• De producción: elementos de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases, es decir unifica criterios y sistematiza líneas de trabajo en áreas de fabricación.

• De finanzas: manejo y distribución de los recursos económicos de la organización.

• De personal: manuales de relaciones industriales, reglas del empleado o de empleo, condiciones de trabajo, control del personal, lineamientos para valuación de puestos, contratación, capacitación, normativas, prestaciones, higiene, etc.

• De operación: sirven para orientar el uso de equipos y apoyar en funciones altamente especializadas.

• De sistemas: engloba el funcionamiento de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc.

POR SU ÁMBITO

• Generales: contienen información de toda una organización, abarcan hasta el nivel de dirección o su equivalente se usa mucho en el sector público.

• Específicos: informan de un área o unidad administrativa de una organización, así por convención incluyen la descripción de puestos.

• Enfoque: contiene información detallada del contenido de los manuales de la organización, procedimientos y del sistema de gestión de calidad, son los de uso más generalizado en las organizaciones.

 Los manuales más representativos por su uso y beneficios son los de organización, procedimientos y de gestión de calidad. Los de organización, porque sientan las bases estructurales de funcionamiento; los de procedimiento, debido a que traducen en forma operativa las funciones, y los de gestión de calidad, porque enfocan mediante procesos y procedimientos los criterios que una organización debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios.

PROCEDIMEINTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Se incorporan los componentes fundamentales que una organización tiene que tomar en consideración para diseñar, preparar, manejar y actualizar su información con el fin de que se cumpla su objetivo.

1. Diseño del proyecto.

2. Presentación del proyecto del manual a las autoridades competentes

3. Integración de los datos.

4. Técnicas de apoyo al análisis.

5. Preparación del manual.

6. Formulación de las recomendaciones.

7. Elaboración del informe.

8. Presentación del manual para su aprobación.

9. Reproducción del manual.

10. Implementación del manual.

11. Difusión del manual.

12. Revisión y actualización.

1. DISEÑO DEL PROYECTO.

 Responsables: coordinador general auxiliado por un equipo técnico, integrado por líderes del proyecto, asistentes y analistas que lo dirijan así mismo se puede encomendar al titular de la unidad de mejoramiento administrativo y contratar los servicios de consultores externos.

 Delimitar el universo de estudio: definir el universo de trabajo para actuar de forma lógica y ordenada. En esta etapa se evalúa el nivel técnico requerido y la jerarquía de necesidades para el proyecto.

 Estudio preliminar: conocer de manera general los procesos, funciones y actividades que se realizan en el área o campo donde se actuará, esto se hace con el fin de definir la estrategia, prever las acciones, estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio e identificar la magnitud y el alcance del proyecto.

 Fuentes de información: referencia de las instituciones, áreas de trabajo (personal de nivel directivo, medio y operativo), documentos (archivos generales o de áreas de la organización), personas (clientes o usuarios) y mecanismos de información (recursos computacionales) de donde pueden obtenerse datos para la investigación.

 Preparación del proyecto: preparación del documento de partida que quedará integrado por la propuesta técnica y el programa de trabajo.

Propuesta técnica Naturaleza Tipo de manual

Alcance Influencia

...