Manual Administrativo

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Definición:

En el campo de las ciencias administrativas se define un Manual como: El documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre Historia, Organización, Funciones, Normas, Procedimientos o Políticas de una Entidad, así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus labores.

Según George R. Terry un Manual de Oficina es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. En realidad es un libro guía, una fuente de datos que se cree, son esenciales para la mejor realización de las tareas. Por otra parte deben servir para explicar las normas mas generales con lenguaje que puede ser entendido por loe empleados de todos los niveles y en su caso por los administrados, dando énfasis a la información de los procesos y procedimientos administrativos.

Los Manuales Administrativos no pretenden sustituir al duplicar a los instrumentos legislativos o legales que constituyen las decisiones gubernamentales, expresadas en forma de leyes, decretos, reglamentos, acuerdos y ordenes. Si bien los manuales deben partir de dichos documentos jurídicos su propósito fundamental es explicar en términos asequibles el porque de las decisiones gubernamentales, ministeriales o departamentales y el como se deben aplicar en la práctica.

FINALIDAD

Su finalidad es instruir a los miembros de una organización acerca de aspectos tales como: Objetivos, Políticas, Funciones, Normas, Procedimientos o Autoridad, etc. Por lo tanto el fin que persigue un Manual específico dependerá del aspecto que se pretenda instruir a los miembros de la organización. Estos aspectos en algunas empresas son difundidos a través de memorándum circular, instrucciones internas que enumeradas en forma correlativa van formando el cuerpo de disposiciones que en buena parte constituyen la “legislación que rige la conducción de la empresa”. Los Manuales deben reservarse para información de carácter más estable, referida a la estructura de la Organización y sus procedimientos administrativos básicos.

LIMITACIONES

Es conveniente llamar la atención sobre algunas limitaciones, que tomadas en cuenta debidamente permiten una utilización optima de los Manuales.

 Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos.

 Su mala o poca cuidadosa preparación puede generar serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones.

 Los costos de confección y revisión pueden ser altos

 Si no se les actualiza pierden vigencia con rapidez.

 Son en general poco flexibles.

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