MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Objetivo: compendiar en forma ordenada los aspectos metodológicos básicos para el diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo y revisión de manuales administrativos.

Concepto: los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Objetivos:

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

4. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

6. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones

7. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Clasificación básica

Por su naturaleza:

1. Macroadministrativos: contienen información de más de una organización.

2. Mesoadministrativos: involucran a dos o más organizaciones o a todo un grupo o sector específico.

3. Microadministrativos: corresponden a una sola organización.

Por su contenido

1. De organización

2. De procedimientos

3. De historia de la organización

4. De políticas

5. De contenido múltiple

Por su ámbito

1. Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

2. Específicos: que consignan información de un área específica.

Fines

 Comunicación de la Información. Como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la información.

 Evidencia de la conformidad. Aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.

 Compartir conocimientos Con el fin de difundir y preservar las experiencias de la organización.

 Son un instrumento administrativo que apoya la realización del trabajo

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Aumentar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

 Servir de consulta y orientación al personal de nuevo ingreso y al que labora actualmente, para conocer la organización y funcionamiento interno de la institución.

 Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicación de esfuerzos.

 Facilitar y servir de documento básico de referencia para la realización de las Auditorias y la evaluación del control interno

 Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento continuo de los sistemas, procedimientos y métodos.

Limitaciones

 Constituyen una herramienta, pero no una solución para todos los problemas administrativos

 Su mala o poca y cuidadosa preparación pueden generar serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones

 El costo de su elaboración y revisión pueden ser altos

 Son en general poco flexibles

 Incluyen solo los aspectos formales de la organización

 Muy sintéticos carecen de utilidad, muy detallados, pequeños cambios los convierten en obsoletos

Normatividad internacional para la elaboración de manuales

 Casi todos los países industrializados están aplicando las normas ISO 9000 para demostrar al mundo el compromiso que han adquirido con la calidad en todos sus productos y servicios y servirá de soporte para preparar su incursión en los mercados globales.

 Por medio de la aplicación de la ISO 9001:2000, las organizaciones establecen un sistema de calidad.

 Ventajas: Existen mejores documentaciones que garantizan las responsabilidades y actividades, fomenta la reducción de costos, puede usar el símbolo de registro de la organización certificadora, fomenta una actitud positiva de orden y limpieza, facilita la planeación de la organización y de la calidad, concientiza al personal para que se autoevalúe, existe un reconocimiento internacional, mejora los tiempos de entrega.

Actividades a realizar para elaborar un manual

 Determinación del objetivo del proyecto

 Determinar las áreas que se van a diagnosticar.

 Obtener autorización de la alta dirección.

 Conocer el área a la que se le aplicará el cuestionario de diagnóstico y determinar el personal que lo va a aplicar.

 Preparar los cuestionarios correspondientes.

 Entregar cuestionarios al personal determinado.

 Recoger los cuestionarios.

 Analizar la información.

 Elaborar un programa de entrevistas.

 Realizar entrevistas

 Solicitar documentación necesaria

 Realizar observación para obtener información

 Elaborar un borrador de los procedimientos.

 Comentar con los involucrados el procedimiento diagramado para opiniones

 Utilizar programas de computadora para elaborar el diagrama

 Elaborar el diagrama por escrito.

 Analizar los formatos que se entregaron de acuerdo con las guías.

 Elaborar la presentación de los formatos para que se integren al manual., como formato original, formato en reducción con señalamientos, instructivo de llenado, diagrama de circulación del formato.

 Integrar el manual con portada índice, introducción, visión, misión, simbología, glosario, portada de los procedimientos con el nombre del procedimiento con su objetivo, procedimiento por escrito, procedimiento diagramado, portada del catálogo de formatos, portada del formato con objetivo, formato original, formato en reducción con señalamientos, instructivo de llenado y diagrama de circulación del formato por diversos departamentos.

 Mostrar a los involucrados en el manual de procedimientos.

 Corregir lo necesario

 Obtener las firma de elaboración, revisión y autorización

 Integrarlo en una carpeta

 Revisarlo y mejorarlo cada seis meses como máximo.

Para iniciar un manual de procedimientos

 Aplicación de un cuestionario de diagnóstico

 Responsables

 Delimitación del universo de estudio

 Programa de trabajo

 Presentación del proyecto

 Capacitación, integración y análisis de la información.

 Preparación del proyecto de manual

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