Manual de usuario para una base de datos.

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Manual de Usuario

“Inventario Grafser Impresiones”

TABLA DE CONTENIDO

Objetivo……………………………………………………………………………………..3

Detalles de la Base de Datos……………………………………………………………….3 

Requisitos previos necesarios para utilizar el sistema…………………………………...3 

Procedimientos

I. Cómo ingresar un nuevo producto al catálogo de productos…………………4

        II. Cómo consultar la existencia de un producto en el catálogo…...…………….4

        III. Cómo modificar un producto existente en el listado del catálogo……….….5 

        IV. Cómo eliminar un producto existente en el listado del catálogo…………....5 

        V. Cómo realizar una entrada de un producto….………………………………..5

        VI. Cómo consultar una entrada de producto..…………………………………..6 

        VII. Cómo eliminar un producto de una entrada de productos………………...7

        VIII. Cómo realizar una salida de productos…………………………………….7

IX. Cómo consultar una salida de producto por su número de ODP, fecha, trabajo realizado o cliente..………………………………………………………..8

        X. Cómo eliminar un producto de una ODP (Registro de salida)………...…….8

        XI. Cómo consultar Existencia de inventario.……………………………………8 

        XII. Cómo consultar Kardex por producto………………………………………9

En donde se almacena la información del registro de salidas………………………….10

En donde se almacena la información del registro de entradas………………………..11

En donde se almacena la información al ingresar un nuevo producto………………..12

Ejemplo de cómo se relacionan los datos………………………………………………..13   

OBJETIVO

Permitir el ingreso y egreso de información relacionada con el movimiento de cada producto con el que cuenta la empresa en su bodega y de esa manera lograr un mayor control de su inventario.

DETALLES DE LA BASE DE DATOS

El archivo de “inventario Grafser Impresiones” esta realizado en el sistema de gestión de base de datos de Microsoft Acces 2007, que cuenta con tablas, consultas, formularios e informes que permiten al usuario ingresar y recibir información que el programa relaciona entre si de una manera lógica y fácil de comprender. Parte del diseño de la base de datos esta realizada con lenguaje de programación SQL (Structured Query Language)  el cual permite estructurar operaciones específicas dentro del programa para realizar consultas.

Por ser parte un paquete de programas no es necesario realizar ningún tipo de instalación previa para poder ejecutarla.

Esta base de datos permitirá al Usuario realizar las siguientes acciones generales:

• Ingresar un nuevo producto al catalogo
• Registrar una entrada de producto a la bodega
• Registrar una salida de producto de la bodega
• Consultar la existencia actual del inventario
• Consultar los movimientos de entradas y salidas por producto (Kardex)

REQUISITOS PREVIOS NECESARIOS PARA UTILIZAR EL SISTEMA

• El usuario debe de tener conocimientos básicos de Windows
• Contar con Licencia de Microsoft Office vigente para ejecutar Access

PROCEDIMIENTOS

1. Cómo ingresar un nuevo producto al catálogo de productos

1. Abra el archivo “Inventario Grafser”.
2. En la parte inferior de la columna izquierda “Todas las tablas”, bajo la pestaña “Objetos no relacionados”, haga doble clic en el formulario “MENÚPRINCIPAL”.  Éste desplegará un menú en la pantalla.
3. Haga clic sobre el botón “INGRESAR UN NUEVO PRODUCTO”
4. Al hacer clic, se abrirá el formulario con los datos del producto #1. Haga clic sobre el botón “Agregar Nuevo Producto”.
5.  Al hacer clic sobre este botón, notará que el formulario se limpia para ingresar los datos del nuevo producto. Ingrese el nombre, peso, medida y color del producto nuevo.
6. Cuando termine de ingresar la información, haga clic nuevamente en “Agregar Nuevo Producto” para limpiar el formulario e ingresar otro producto.
7. Si ya no se desea ingresar otro producto pulse el botón “Menú Principal” para regresar.

1. Cómo consultar la existencia de un producto en el catálogo

1. Realice los pasos del 1 al 3 nuevamente del procedimiento “I. Cómo ingresar un nuevo producto al catalogo de productos”
2. Haga clic sobre el botón “INGRESAR UN NUEVO PRODUCTO”. Al hacer clic, se abrirá el formulario con los datos del producto #1
3. En la parte inferior de la ventana existe una casilla nombrada “Buscar”, coloque el cursor sobre la palabra “Buscar” y haga clic.
4. Escriba las palabras iniciales del producto que se quiera buscar, o sus características, y presione “Enter” para buscar otros resultados.
5. Regrese al menú principal.

1. Cómo modificar un producto existente en el listado del catálogo

1. Realice los pasos del 1 al 4 del procedimiento “II. Cómo consultar la existencia de un producto en el catalogo” y buscar el producto que se desea modificar.
2. Una vez encontrado el producto que se desea modificar realice los cambios correspondientes.
3. Una vez hecho los cambios necesarios, haga clic en “Agregar un Nuevo Producto” para limpiar el formulario
4. Regrese al menú principal.

1. Cómo eliminar un producto existente en el listado del catálogo

1. Abra el archivo “Inventario Grafser”.
2. En la columna izquierda “Todas las tablas” bajo la pestaña “Productos” haga doble clic en la tabla llamada “Productos: Tabla”, ésta desplegará una tabla en la pantalla con el listado de todos los productos en existencia.
3. Identifique el producto en la lista que se desea eliminar.
4. Coloque el cursor en el lado izquierdo de la tabla y busque obtener el símbolo  [pic 2]para seleccionar toda la fila.
5. Presione la tecla SUPR.
6. Aparecerá una ventana preguntándole si está seguro de eliminar el registro. Haga clic en aceptar.
7. Sobre la pestaña superior, con el nombre de la tabla, haga clic derecho. En el menú desplegado, haga clic en la opción “Cerrar”.

1. Cómo realizar una entrada de producto

1. Abra el archivo “Inventario Grafser”
2. En la parte inferior de la columna izquierda “Todas las tablas”, bajo la pestaña “Objetos no relacionados”, haga doble clic en el formulario “MENÚPRINCIPAL”. Éste desplegará un menú en la pantalla.
3. Hacer clic sobre el botón “REGISTRAR ENTRADA DE PRODUCTOS”
4. Al hacer clic, notará que se abre un formulario con información. Para limpiarlo e ingresar una nueva entrada de producto, haga clic en el botón “Ingresar Una Nueva Entrada”
5. Notará que el formulario está limpio. Ingrese la información que se solicita en el encabezado: fecha, número de recibo, proveedor y contacto.

El cuadro en la parte media del formulario sirve para registrar el detalle de la entrada. Para ello, dependiendo del producto que quiera ingresar, debe consultar en el listado físico de productos el código del producto a ingresar.

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