Metodología Para La Creación E Innovación De Estructuras Organizacionales.

Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales.

Planeación del estudio.

Cualquier mejoramiento o racionalización administrativa debe comenzar con cuidados y preparación, así como:

a) Reconocimiento del problema y autorización para realizar el estudio.

b) Ubicación precisa del área en que se presente el problema.

c) Tipificación del problema.

d) Investigar sobre las causas del problema.

e) Definición del objetivo del estudio.

f) Formulación del plan del trabajo.

a) Reconocimiento del problema y autorización para realizar el estudio.

Cuando en las actividades de una empresa se detectan dificultades su avance, o bien se considera que la eficiencia en las actividades se encuentra por debajo de los niveles deseables, es el momento de aceptarlos y someterlos a la consideración de las autoridades a quienes corresponde decidir si se sigue adelante con la investigación, tomando en cuenta las características de costo, tiempo y recursos que esta requiera.

b) Ubicación precisa del área en que se presenta el problema.

La decisión para autorizar la investigación delimitara el área o áreas en que se presenta el problema, así como las unidades que intervienen directa o indirectamente con el mismo. Debe entonces hacerse una breve descripción de la ubicación, jerarquía y funciones.

c) Tipificación del problema.

En este punto se especifica el tipo de problemas que hay que investigar. El termino problema se usa en este método para indicar una desviación, dificultad o situación que preocupa a los directivos y que desconocen cómo afrontarla, por dónde empezar y como proceder para solucionarlo.

La tipificación del problema consiste en determinar si este se origina por:

• Planes obsoletos.

• Deficiente organización.

• Insuficiente control.

• Incremento en las cargas de trabajo.

• Insatisfacción del personal.

• Comunicación inadecuada.

• Procesos defectuosos.

• Operaciones con costos elevados.

• Duplicidad de mando.

• Falta de armonía de trabajo en equipo.

• Limitación de los supervisores para actuar.

• Estructura orgánica caduca.

• Mediciones contables inadecuadas.

• Personal excesivo.

• Baja en las utilidades.

• Normas deficientes.

• Resistencia del personal al cambio.

• Formas ineficaces.

• Fricciones internas entre el personal.

• Disminución de ventas.

• Otras situaciones semejantes.

Así como se tiene que ver con la implantación, el mejoramiento o modificación del nuevo sistema, modernización del equipo o el manejo de uno nuevo.

d) Investigar sobre las causas del problema.

Para hacer un análisis exhaustivo que ayude a determinar las circunstancias que provocan o propician el problema, es conveniente establecer una clara diferenciación entre causas externas e internas:

❖ Causas externas: en algunos casos, un problema tiene a menudo su origen en un sector ajeno a la empresa, como:

• Altos impuestos por el gobierno.

• Atraso en la entrega de materia prima por el proveedor.

• Mejor producto de la competencia.

• Incumplimiento en los pagos del cliente, entre otras.

❖ Causas internas: un problema en un alto porcentaje proviene de la propia empresa, de manera que se requiere identificar sus causas, como:

• Deficiencias en el proceso de producción.

• Funcionamiento insuficiente de máquinas.

• Irregularidad en las cargas de trabajo.

• Centralismo de autoridad.

• Inconformidades del sindicato.

• Personal no calificado en puestos clave.

• Desequilibrio en producción y ventas.

• Deficiencia para la toma de decisiones.

• Distribución inadecuada del a planta.

• Ambiente desagradable.

• Resistencia a usar equipo de seguridad.

• Reglamentos obsoletos.

• Deficiente reconocimiento en el esfuerzo del personal.

e) Definición del objetivo del estudio.

Una vez detectadas las principales causas que originan el problema administrativo, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, esto con la finalidad de evitar confusiones que obstaculicen el trabajo posterior.

f) Formulación del plan de trabajo.

El plan de trabajo es un documento, donde es necesario precisar, como mínimo la siguiente información:

• La justificación del estudio.

• Los resultados que se esperan obtener.

• Precisar los temas de investigación que cubrirán (procedimiento, funciones, motivación, costos, procesos, sistemas).

• Las áreas en donde se realizara.

• Localización estructural y física del área.

• Los recursos (humanos, materiales, financieros) que requiere en cada fase del estudio.

• Costo global y de cada parte el estudio.

• El tiempo disponible, indicando las fechas de inicio y terminación de cada fase o actividad.

Autorización del estudio

En esta sección presentaremos una visión panorámica de la metodología del diseño organizacional. La metodología que describiremos, es decir, la secuencia ordenada y lógica de los pasos que debe darse para constituir una organización, es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensión o actividad, como en forma independiente a unas u otras de sus unidades componentes, llámense gerencias, sub-gerencias, divisiones, departamentos o secciones.

Trátese del estudio de una empresa completa o de sólo alguna de sus unidades, es de la mayor importancia preservar una perspectiva integral a lo largo del proceso del diseño organizacional. Para tal efecto, la metodología debe aplicarse en primer lugar con el propósito específico y exclusivo de definir las unidades orgánicas mayores. Culminada esta primera parte, recién procederá el estudio independiente, una a una, de las unidades de segundo nivel. A continuación

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