Microsoft Excel

UNIDAD IV. HOJA DE CÁLCULO, MICROSOFT EXCEL.

Microsoft Excel: es una de las aplicaciones de Windows más poderosa diseñada para el usuario moderno, ya sean ejecutivos, Ingenieros, Contadores, Administradores, Profesores, u otros, que combina unahoja electrónica de cálculo con capacidad para graficar, gestión y análisis de datos.

La hoja de cálculo convierte a la memoria del computador en una matriz organizada a través de filas ycolumnas permitiendo realizar operaciones de cálculo, aplicación de fórmulas, búsqueda de datos, quecomparándola con la administración y contaduría es equivalente a una hoja de análisis contable.

1. FUNDAMENTOS BASICOS.

• Barra de Titulo:Muestra el título de la aplicación en la que nos encontramos (Microsoft Excel) o bien el nombre del archivo el cual seestá trabajando.

• Rango: Es un bloque rectangular de celdas o también puede definirse como un conjunto de celdas. El rango se denota escribiendo las direcciones de celda separadas por dos puntos (:). Ejemplo: B4:C5.

• Barra de Desplazamiento (Horizontal, Vertical): Nos permite navegar a lo largo y ancho de la hoja de cálculo.

• Barra de Herramientas: Nos permite realizar opciones de menú a través de los botones que aparecen en ella.

• Barra de Formulas:Se utiliza para introducir o modificar los valores o las fórmulas de las celdas o los gráficos. Muestra el valor constante o la fórmula almacenada en la celda activa.

• Barra de Menú: Muestra el listado de menús o comandos con los que podemos trabajar en Excel.

• Celda:Es la intersección de una fila con una columna. Una vez seleccionada la celda. 

2. OPERACIONES RELACIONADAS CON ARCHIVOS:

 Creación de una hoja de cálculo: para crear una hoja en Microsoft Excel, se deben seguir los siguientes pasos:

• Abre una hoja de cálculo, no importa que contenga o no datos.

• Las hojas están situadas en la parte inferior de tu hoja de cálculo, hacia la izquierda, por defecto cada libro tiene tres hojas, llamadas respectivamente hoja 1, hoja2, hoja 3.

• Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la hoja 1.

• En la ventana que se despliega clic en Insertar, que es la primera opción de dicha ventana.

• Te aparece una nueva ventana con distintas opciones al respecto de cómo quieres que sea esa hoja nueva, por defecto estáseleccionado el tipo hoja de cálculo normal que es el que necesitas, pulsa Aceptar.

• En tu libro se ha abierto una hoja nueva, por defecto su nombre será hoja 4, el cual se colocara en último lugar a continuación de hoja 3.

 Guardar un libro:para guardar un libro en Microsoft Excel, se deben realizar los siguientes pasos:

• Abre un libro de Excel y escribe cualquier dato.

• Para guardar un libro, ve al comando Archivo y después elige Guardar, o también sitúate en la barra de herramientas de acceso rápido, en el icono que muestra un disquete.

• En ambos casos se abre un cuadro de dialogo: Guardar Como en la que vas a establecer las condiciones de almacenamiento. Te pide que des nombre al archivo.

• En la parte superior aparece la opción Guardar en: aquí podrás de elegir en que parte de tu ordenador quieres que se guarde el libro. Por defecto se guardara en la carpeta Mis Documentos. Abajo se encuentra la opción de elegir el tipo de archivo que por defecto será el formato Microsoft Excel.

• Pulsa el botón Guardar que esta a la derecha.

 Cerrar un libro:para cerrar un libro en Microsoft Excel, los pasos a realizar son los siguientes:

• Active el libro que desea cerrar.

• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar.

 Configuración de una Página:esta permite visualizar los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja, para ello, se deben realizar los siguientes pasos:

• Haz clic en Vista en la barra de menú y elige la opción Diseño de página. En el centro de la página aparecerá la hoja de cálculo y en la parte inferior de la página nos informa que estamos visualizando la página 1 de un número determinado de hojas.

• Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo en forma normal, la diferencia está en que tenemos diferentes opciones para ir viendo nuestra hoja tal como será impresa.

• Estando en esta vista podemos insertar un Encabezado o un Pie de página, y para ello sólo debemos dar clic sobre el recuadro que nos marca"Haga clicpara agregar encabezado" que se encuentra en la parte superior de la hoja, o también al final de la hoja aparece otro recuadro con la leyenda "Haga clicpara agregar Pie de página".

• Al dar clic sobre la leyenda ésta se borra y podemos escribir nuestro texto.

• Tambiénpodemos ver el número de hojas que tiene nuestra hoja de cálculo y lo hacemos con la opción Vista previa de páginas.

• Con la Vista Normalque aparece junto a la de Diseño de página también podemos obtener la misma Vista previa de páginas.

Vista Preliminar: para ver la vista preliminar de la hoja, se deben realizar los siguientes pasos:

• En una página utiliza la opciónVista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

• En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones de “pagina anterior” o también podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado, y el de “Página siguiente” o la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.

• Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

• Si hacemos clic en cualquier parte de la página, esta se ampliará, y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

• Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón “Configurar Página”.

• En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón “Cerrar Vista Preliminar”.

 Impresión de un Libro:para imprimir un Libro en Microsoft Office, se deben realizar los siguientes pasos:

• Haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.

o Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella

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