Normas De Cortesia

NORMAS DE CORTESÍA TELEFÓNICA

Poseer las normas de cortesía telefónica es una de las características más importantes en una secretaria, ya que esta práctica genera seguridad, satisfacción y confianza al cliente, y cumpliendo con todos los requerimientos se le da buena presentación al portafolio de servicio de la empresa generando reconocimiento por la buena atención al cliente.

Saludar amablemente. Un saludo debe llevar entusiasmo, interés y sinceridad para crear una excelente impresión en el interlocutor. Solo por medio de la voz se ve el interés que tiene la persona que contesta por el cliente y este percibirá la importancia que se le esta dando.

Reconocer al cliente por su nombre. No hay música más melodiosa que escuchar de otros su nombre. La secretaria debe desarrollar la habilidad de retener el nombre de los clientes y visitantes de la compañía. Esto refleja respeto y genera que el cliente se sienta satisfecho con la atención brindada.

Tratar de visualizar al interlocutor. Con este ejercicio mental se entabla una conversación más humana y verdadera. Es importante imaginar a la persona con la que se esta entablando la conversación telefónica para que haya un mejor dialogo y así se pueda alargar la conversación para que el cliente sienta que se le esta dando todo el tiempo que él se merece.

Escuchar con atención. Esto significa entender el tema de la conversación para responder efectivamente. Cuando se esta escuchando atentamente al cliente no se debe interrumpir su dialogo ya que se puede perder el hilo de lo que el esta diciendo y cambiar el rumbo y la importancia de la conversación.

Ser paciente, es importante para que el cliente no se sienta presionado cuando esta siendo atendido, ya que si se llega a sentir así va a tener una mala impresión de quien lo esta atendiendo.

Hablar con naturalidad. No hay nada más chocante que una voz fingida melosa. No tratar de actuar cuando se esta hablando porque puede causar inseguridad de parte de la persona quien atiende al teléfono, y además esto es sinónimo de hipocresía.

Contestar con prontitud. El teléfono debe timbrar máximo tres veces. Dejarlo timbrar más da la impresión de que la secretaria no permanece en la oficina. Es importante que cuando un cliente o cualquier persona llame a una empresa se le conteste pronto para que este no sienta que no es importante su llamada, porque como sabemos el cliente es una de las partes más importantes de la empresa, por eso se deba consentir y atenderlo de la mejor manera.

Respetar la comunicación telefónica. Significa que mientras exista la comunicación deben evitarse los ruidos de mal gusto como son risas, cuchicheos, gritos, términos vulgares y desobligantes y sonidos ahogados. Es importante recordar que el teléfono amplifica todos los sonidos.

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