PASOS PARA REALIZAR UN TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Pasos importantes en las trasferencias documentales

Primer paso: documentación debidamente organizada; yo considero que el primer paso en las trasferencias documentales es la de tener la documentación debidamente organizada (clasificada, organizada y descripta), ya que ello nos permite administrar, manejar y facilitan el acceso a la información de la misma, además es necesario aclarar que en ningún archivo nos van validar una trasferencia documental si los documentos no están debidamente organizados.

Segundo paso: aplicación de la tabla de valoración documental conforme a la tabla de retención documental; como segundo paso, considero también importante tener y aplicar la tabla de retención documental ya que en ella se refleja la valoración documental de nuestro archivo, y esto nos permite saber que documentación ha cumplido con el tiempo mínimo requerido en la retención dentro del archivo donde se encuentre (archivo de gestión o archivo central) para ser transferido al archivo que le compete, toda vez que en el archivo donde pretendemos entregar nuestra documentación no nos van a recibir las trasferencias si los documentos no han cumplido con el mínimo tiempo requerido dentro de la retención documental.

Tercer paso: implementación de cronograma de transferencias documentales e inventario documental; como tercer paso, considero también importante la implementación de un cronograma de trasferencias y la difusión de las mismas ante las oficinas productoras, pues ello, nos permito una administración del tiempo y una organización a la hora de recibir la documentación, porque impide el cumulo de personas y facilita la verificación más exhaustiva y detallada de la documentación que estemos recibiendo, además sabemos que el inventario documental es un documento que refleja en forma detallada la documentación que recibimos y soporta la responsabilidad de quien entrega organizadamente la documentación.

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