PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE CÓDIGO

PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

CÓDIGO …

versión #.#

PROYECTO:

Warmi Rock Camp / Taller de bandas

GERENTE:

NATALIA VAJDA VIACAVA

PREPARADO POR:

Grupo 3

FECHA

REVISADO POR:

Grupo 3

FECHA

APROBADO POR:

Grupo 3

FECHA

REVISIÓN

(Correlativo)

DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)

(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

FECHA

(de la revisión)

01

02

03

04

CONTEXTO DEL PROYECTO

1. Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto

Para la definición del alcance del proyecto se tendrá en cuenta los siguientes pasos:

• Revisar los términos de referencia (TDR) de la cual se obtendrá el enunciado preliminar del alcance del proyecto con el equipo Warmi Rock Camp
• Realizar las entrevistas a los funcionarios del Ministerio de Cultura:

• Elaborar un esbozo de los procesos del proyecto.
• Presentar la propuesta al Gerente de Proyecto.
• Lograr la aceptación del Gerente de Proyecto.

Para elaborar la estructura del desglose de trabajo (EDT) se tendrá en cuenta los siguientes pasos:

• Se deben identificar los entregables por cada etapa durante la vida del proyecto, se debe indicar responsables.
• Se debe indicar y clasificar con una ID cada entregable en concreto (por ejemplo, , silabus, mallas curriculares etc…)
• La estructura de Desglose de Trabajo será Elaborada por el Gerente del Proyecto
• La EDT se implementará utilizando la herramienta WBS Chart Pro.

Para la validación de los entregables se tendrá en cuenta los siguientes pasos:

• Los responsables de la revisión y aprobación de los entregables estarán definidos previamente en la matriz de asignación de responsabilidad.
• Luego de la revisión de los EDT se debe coordinar su aprobación final.
• Cualquier variación en los plazos anteriormente indicados o la solicitud de nuevos plazos, deberá ser coordinado con la Gerencia de Proyectos - Warmi.

1. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia e impacto de los mismos)

La gestión de cambios deberá ser dirigida por el Gerente de proyectos, sin embargo se deberá formar un área o comisión de seguimiento y control a fin de evaluar y controlar los cambios que vayan surgiendo.

Los cambios deben seguir un proceso de evaluación, que definimos de la siguiente manera:

Identificación de cambio: La comisión de control y seguimiento deberá alerta de los cambios reportados o identificados.
Evaluación de solicitud de cambio: La comisión de control y seguimiento deberá detallar la descripción, efectos, justificación, riesgos, oportunidades y responsables de la solicitud de cambio.
Eso se deberá reportar directamente al Gerente de proyectos, que a su vez deberá tener la validación del cliente si el cambio de alcance puede modificar o afectar algún inciso contractual del servicio.
Impacto de cambios: La comisión de control y seguimiento, deberá evaluar el riesgo e impacto de la solicitud de cambio. Esta deberá confrontarse a la ruta crítica del proyecto y ver la afectación al costo o plazo del mismo. El equipo de proyectos deberá también ser responsable de la evaluación de impactos o riesgos.
Solicitud de cambio: Es el entregable, informe mediante el cual se explica las causales del cambio, además del resto de información resultado de la evaluación, esta debe ser aprobada por el Gerente de proyectos o por el cliente si fuese el caso.

Registro de cambios: Se debe mantener un control y registro de cambios, tanto aprobados como denegados. Este proceso tendrá como entradas las solicitudes de cambio. En este registro se debe indicar el impacto en costo, alcance y cronograma, así mismo causal y solicitante del cambio; además de la fecha de aprobación o desaprobación.

No todos los cambios pueden ser aprobados, de denegarse un cambio, por el Gerente de proyectos y/o el cliente (si afectase el alcance contractual) se deberá indicar de manera formal las consecuencias o impactos de no aplicar el cambio.

1. ¿Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados?

Para identificarlos:

Para identificar los cambios, la comisión de seguimiento y control, deberá evaluar durante todo el proyecto, cualquier acción o solicitud adicional no definida en la estructura del proyecto (requisitos internos) o en alcance contractual (requerimientos del cliente) que pueda afectar el cronograma establecido, la EDT o el presupuesto del proyecto.

Para clasificarlos:

La clasificación de los cambios será de dos tipos: Los que generen impacto en Alcance y los que no.

1. Cuando la solicitud de cambio genere impacto en el Alcance. La solicitud es recibida a través de Carta o correo electrónico a la Gerencia del Proyecto. La solicitud será evaluada por el Gerente del Proyecto y su equipo. Se elaborará un informe donde se dé explicación de la razón de la aceptación o rechazo del cambio, así como también los impactos en costos, recursos y otros. Si dicho informe es aprobado por la Gerencia General (Patrocinador) se procederá a la implementación y registro del cambio. Si se aprueba el cambio por la Gerencia General, la Gerencia del Proyecto debe proceder a actualizar las líneas base.

2. Cuando la solicitud de cambio no genere impacto en el Alcance

La solicitud es recibida a través de correo electrónico a la oficina de proyectos. La solicitud será evaluada por el Gerente del Proyecto y su equipo. Se contestará dicho correo con la aceptación o rechazo de la solicitud de cambio y se procederá a realizar la implementación y registro del cambio. El Gerente del Proyectos es el responsable en los cambios al Alcance.

1. ¿Cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto?

La comisión de evaluación y seguimiento elabora un status de cambios y solicitudes aprobadas o rechazadas (registro de cambios), aprobados por el gerente de proyecto o cliente.

Luego se deberá comunicar a las diferentes áreas como al cliente, la afectación de los cambios y entregar una actualización de entregables afectados. Si el cambio es de carácter alto y/o urgente, se deberá actualizar el plan de dirección de proyectos, EDT y toda la documentación que corresponda. Si el cambio modificara la situación contractual, se podría cambiar el acta de constitución previa aprobación de los directos del proyecto y el cliente.

Se puede establecer según el diagrama de flujo adjunto:

[pic 2]