PLAN DE TRABAJO E INFORME DE LA PRÁCTICA NIVEL TECNOLOGICO Y UNIVERSITARIO

Introducción:

La función de los archivos es muy importante desde generaciones atrás ya que esta es una memoria institucional la cual cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo, por lo que los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país y en este caso de la empresa a nivel departamental, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y demás actividades administrativas se conservan en estos depósitos documentales; básicamente es la historia de sus inicios y el transcurso que se ha venido teniendo, las mejoras que se han hecho y el paso de una cantidad infinita de personas; partiendo del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, se puede decir que todo gobierno, empresa o dependencia debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido para alguna situación que se le presente y la deba solucionar o tomar algunas decisiones.

Considero que la gestión de documentos está  bastante ligada a la actividad administrativa del estado, por el cumplimiento de varias funciones y el desarrollo de procesos y procedimientos que se manejan de todas las entidades; como un gran aporte a esta gestión que realmente es de mucha importancia y que las organizaciones deben apropiarse de la gestión documental y apoyándose en el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones que puedan permitir la eficiencia de prestación de trámites, servicios y contenidos de documentos y haciendo el uso de sistemas para una correcta gestión de la información institucional de la empresa.

Es importante que las empresas tomen la responsabilidad de implementar diseños adecuados y basado en las normas pero teniendo a su vez un seguimiento y evaluación del sistema de gestión documental, pero evocándolo a documentos electrónicos por que en verdad fue necesario cuando comenzó lo del covid-19, por esto es que se vio esa necesidad proponer procesos que permitieran gestionar de una manera correcta de la información que se pudiera ajustar a procesos actuales y los nuevos según la evolución que se ha venido presentando; ya que con esto a través de diferentes estrategias que se pudieran proponer e implementar se pudiera manejar los procesos pero mejorándolos para poder que de esta manera se puedan rebajar algunos costos, ayudar al medio ambiente y poder beneficiar a los colaboradores que manejan este proceso tan complejo y se pudieran beneficiar con la implementación de estas ayudas.

Diagnóstico y planteamiento del problema:

En este trabajo surge de la necesidad de implementar mejoras al puesto de trabajo basándome en los procesos arraigados a esta área, donde al transcurso del tiempo que he estado en él, he podido evidenciar que se manejan varios procesos tanto como en lo administrativo y lo administrativo en salud, en donde he recolectado estrategias con base en una revisión de cómo en la  se venía manejando el proceso de manejo de Historias Clínicas,  en donde haciendo las prácticas de la tecnología era necesario identificar debilidades  y como se podrían mejorar, al trascurso de los días trabajando en este proceso identifique  una problemática en el manejo de las historias clínicas de la población,  ya que actualmente el registro de historias clínicas se lleva de manera manual, el personal asistencial que atiende el paciente registra en el formato de historia clínica lo encontrado, anexándolo a la carpeta de historia clínica existente o creando una nueva. Este proceso tal como opera hoy, evidencia deficiencias en la gestión documental de la empresa, principalmente para el médico al que se le dificulta acceder a una historia clínica de manera oportuna cuando trata un paciente pero realmente es importante  que el personal tenga una gran responsabilidad con este proceso para que se use el adecuado uso de las normas porque algo que se puede mejorar es que la persona que diligencie el sobre de la historia clínica de un paciente tenga en cuenta llenar los datos con letra legible y que los documentos correspondan al paciente; porque básicamente algo realmente que mejoraría estos procesos es que una sola persona en cada área de la organización se hiciera cargo del archivo de esa área para poder así tener algo más organizado, certero y que va a llegar al depósito documental bien hecho porque allí es obvio que se hace la revisión y la digitalización de estas historias clínicas a un sistema, pero en ocasiones por lo que hemos pasado del covid-19 se tuvo que manejar el archivo de cada área con diferentes personas cuando les quedaba un campo y en este momento todas las personas no  habían pasado por la capacitación adecuada para el manejo de estos documentos que son muy importantes para la institución por lo que se podría presentar perdida en la información que compone la historia clínica del paciente tales como exámenes médicos, reportes previos, tratamientos anteriores, consentimientos para realizar el procedimiento, entre otros, lo que genera para la entidad un gran riesgo dado que este tipo de documentos deben ser conservados en el tiempo un término mínimo de 20 años, generado por la manipulación continua de la historia clínica por diferente personal que tenga acceso a esa información  para el tratamiento de un paciente especifico ya que al  conservar esta información en medio físico obliga a la Institución a garantizar de espacios adecuados para su almacenamiento, y con el paso del tiempo el crecimiento de este archivo físico genera la necesidad de mayores espacios destinados a este fin, perdiendo la posibilidad de fortalecer los programas médicos asistenciales del depósito y garantizar la custodia de la respectiva historia clínica.

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