POLÍTICA DE PARA ARRENDAMIENTO Y USO DE AUTOMOVILES OPERATIVOS

POLÍTICA DE PARA ARRENDAMIENTO Y USO DE AUTOMOVILES OPERATIVOS

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1. Objetivo

La presente política tiene como finalidad dar a conocer los lineamientos para la asignación de autos como herramienta de trabajo al personal que labora directa e indirectamente en esta empresa.

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2. Vigencia

A partir del 01 de Junio de 2017 y hasta nuevo aviso.

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3. Política

• En atención a la actividad propia de la compañía y a las funciones que deben realizar las áreas operativas, los empleados definidos en el anexo A y en la sección de Alcance del presente documento, tendrán a su cargo un vehiculo propiedad de la Compañía, otorgándose el uso del mismo exclusivamente en calidad de Herramienta de Trabajo; esto es, manteniendo la empresa la propiedad y los derechos sobre el mismo.

• Los autos se asignarán conforme al nivel Organizacional de los empleados y lo descrito en el Anexo A.

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4. Alcance

• Sólo se autoriza la compra de autos y versiones determinadas por la Compañía.

• Los automóviles se entregarán con placas y tenencias pagadas.

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4.1. Alcance

• El costo de tenencia anual, verificación y mantenimiento preventivo será por cuenta de la Compañía; como así también el costo de la póliza de seguro correspondiente.

• En caso de daños o accidente, el empleado pagará el equivalente a un deducible de seguro (a razón del 5% del valor del vehiculo en el momento del siniestro). Excepto cuando la autoridad o ajustador del seguro determine que el usuario no es responsable del accidente.

• El mantenimiento preventivo estará a cargo de la empresa hasta un monto de $7,099. Para el caso del mantenimiento correctivo, será bajo evaluación y visto bueno del “aprobador”.

• El monto de mantenimiento de cada automóvil será directamente proporcional a los montos previamente autorizados y a la antigüedad de la unidad. Estos corresponden a un periodo de Enero a Diciembre y no son acumulables año tras año.

• El monto establecido en el punto anterior, durante el primero y el último año del arrendamiento, será proporcional a la fecha de entrega y devolución de la unidad.

• Los montos excedentes a los límites establecidos en esta política estarán a cargo del usuario, con pago directo a los talleres.

• Los mantenimientos preventivos y correctivos deberán ser realizados en los talleres y agencias que la Compañía determine y será supervisada por el área de Facilities quien será el facultado para su aprobación con el administrador del servicio (previamente registrado como proveedor conforme a lo estipulado dentro de la “Política y Procedimiento de Selección Y Certificación de Proveedores”).

• Siempre que sea necesario se autorizará el cambio de 4 llantas a cada 45,000 km.

• La arrendadora será la encargada de la recepción de la unidad al término del periodo de arrendamiento y podrá solicitar al usuario mantenimientos correctivos que juzgue necesarios, si el automóvil tiene evidencias de maltrato o negligencia y en consecuencia, le ocasione daños que lo desmeriten de manera superior al desgaste natural de la unidad, dichas reparaciones serán cubiertas por el usuario.

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4.2. Alcance

• La Compañía, a través de sus Direcciones de Finanzas, Real Estate y Procurement, definirá cada año el tipo de automóvil que se asignará, acorde con los montos aprobados, el presupuesto de la empresa y la investigación que realice el área de Vendor. Sólo se podrán adquirir las marcas y modelos contenidos en el Anexo A vigente. Cualquier excepción al contenido del Anexo A vigente, referente a la asignación de un automóvil, deberá estar validada por Facilities y aprobado por el Director General, Director de Finanzas y Director de Data Adquisitions.

• Las marcas y modelos se revisarán anualmente; actualizándose el referido anexo A.

• Ningún automóvil será entregado al usuario, si no se han cubierto los siguientes requisitos:

1. El empleado no deberá estar bajo contratación eventual.

1. Devolver la unidad anterior, si así correspondiera.

1. Firmar contrato de asignación.

1. Estar incluido en los programas de seguros de la Compañía.

1. Contar con licencia de manejo actualizada.

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1. Procedimiento[pic 10]

• El período de reemplazo del automóvil para todos los niveles mencionados en el anexo A, será al vencimiento de un  plazo mínimo de cuatro años a partir de la fecha de compra.

• Llegada la fecha de substitución o por retiro del empleado, el usuario asignado a la unidad tendrá la primera opción de compra, solo si se cumplen los siguientes criterios:

- Que la compañía decida vender el vehículo.

- Que el asociado tenga como mínimo 3 años de antigüedad.

- Que el asociado tenga asignado el vehículo con un mínimo de 18 meses.

• El precio se fijará con base en los siguientes criterios:

- Valor de compra referido en el libro azul con IVA incluido.

• Cuando el usuario no quisiera ejercer la opción de compra, el vehículo se ofrecerá en subasta entre los empleados de la empresa, tomando como base, el valor de venta del libro azul.

• Al vender la unidad, considerando que el uso de la unidad es intensivo, el empleado que lo compre contara con un 10% de descuento sobre el valor de venta bajo del libro azul.

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1. Procedimiento

• Los empleados que deseen adquirir el automóvil usado, dispondrán de un lapso de diez días naturales, contados a partir de la fecha de devolución del vehículo, y mediante memorándum, dirigido al Departamento de Facilities, podrán manifestar su interés en comprar la unidad a su cargo.  El pago de la unidad deberá realizarse al contado y dentro del plazo de los mismos 10 días naturales ya mencionados.

• Cuando un automóvil de cualquier área, permanezca sin reasignarse, quedará bajo la custodia y responsabilidad del área de Facilities hasta su nueva reasignación o venta.

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1. Restricciones

• Los vehículos propiedad de la empresa podrán no ser sustituidos en el plazo determinado, anteriormente, en el  punto “5. Procedimiento”, si las condiciones de liquidez de la misma no lo permitiera o por cuestiones de planeación financiera o corporativa.

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1. Restricciones

En todo momento la empresa podrá retirar el vehículo asignado a un empleado, cuando:

• Evidentemente le proporcione mal trato y en consecuencia, le ocasione daños que lo demeriten de manera superior al desgaste natural de la unidad.

• De manera reincidente se accidente en uso del mismo, poniendo en peligro su integridad física, la de otros y la del automóvil.

• Sea consignado o sancionado por conducir en estado de ebriedad o bajo el efecto de drogas.

• Utilizando la unidad propiedad de la empresa, provoque desórdenes, actos de  violencia o faltas civiles o penales.

• No cumpla con el programa de mantenimiento obligatorio señalado por el fabricante y/o la Compañía.

• Preste o rente la unidad a terceros sin mediar autorización por escrito por parte de la Compañía.

• Utilice el vehículo para fines comerciales, deportivos o de cualquier otra naturaleza distinta a la que le da origen a la asignación de la unidad en su favor.

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1. Accidentes y robo total / parcial[pic 16]

• Cuando se presenten estos casos, el usuario deberá levantar la denuncia correspondiente y dar aviso de inmediato al prestador del servicio y al aprobador para el seguimiento con la aseguradora y al Departamento de Facilities, para la reparación del automóvil o, en su caso, los trámites de liberación de la unidad ante las autoridades, de lo contrario deberá pagar el 100% del deducible del auto.

1. Deducible por daños materiales[pic 17]

• El usuario deberá pagar el deducible que se calcule por casos de daños materiales del vehículo asignado y cuya responsabilidad le sea imputada al usuario por parte de la autoridad competente y/o de la compañía de seguros, así como del área de Facilities de acuerdo al criterio y sentido común.

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8.

 ANEXO A

Vigente a partir de: 01 de Junio de 2017.

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