PRINCIPIOS DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

PRINCIPIOS DEL CONTROL

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad: Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este reporte.

De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.

De la función controlada: La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

CRITERIOS DE CONTROL:

a. El proceso debe controlar las actividades apropiadas. El control debe dirigirse a las actividades que deben y requieren ser controladas. Cuando las personas se dan cuenta de que ciertas actividades son controladas y comparadas con algún estándar, es probable canalizar su comportamiento hacia la consecución de esos estándares. La restricción provocada por el control inhibe el comportamiento de las personas y reduce los resultados pretendidos.

b. El proceso debe ser oportuno. El control debe efectuarse en el momento adecuado para señalar las desviaciones necesarias en tiempo real y permite emprender las acciones correctivas. La información oportuna es necesaria en la hora, día, semana ocasión indicados. Cuanta más información real y en tiempo preciso posea la administración, podrá actuar con más rapidez y facilidad antes las probables variaciones o desviaciones.

c. El proceso de control debe mantener una relación favorable costo/beneficio. El control no puede costar más que el elemento controlado, la pena ejercerlo. Los procesos de control no son gratuitos ni baratos.

En general, su costo incluye:

1. Sistemas de monitoreo y procesamiento,

2. Personal para operar el sistema,

3. Tiempo del personal de línea para suministrar los datos al personal de control.

d. El control debe ser preciso.

Los procesos de control son indicadores de progreso y son la base para las acciones correctivas. En ocasiones, las medidas no so precisas, pero el control no puede posibilitar errores de interpretación de los resultados ni favorecer medidas correctivas distorsionadas. El control debe ser objetivo, claro y preciso.

e. El control debe ser aceptado. Es importante que las personas acepten el control y comprendan los objetivos del proceso; que sientan que el control es necesario y que debe ejercerse. Si el control no es aceptado, prevalecerá en las personas controladas un sentimiento de explotación y arbitrariedad. Estos criterios son importantes para que el control proporcione resultados que apalanquen e impulsen el comportamiento de las personas y no restrinjan la libertad de trabajar.

MEDIOS DE CONTROL:

Las organizaciones utilizan diversos medios de control para asegurar que las personas y las situaciones permanezcan dentro de los estándares deseados. Los principales medios de control organizacional son:

a. Jerarquía de autoridad. La estructura organizacional preestablece los niveles jerárquicos para asignar autoridad y exigir obediencia para las jefaturas. Es la manera más común de controlar a las personas. La jerarquía representa un tipo de control personal de los subordinados.

b. Reglas y procedimientos. La organización preestablece las reglas y los procedimientos que rigen el comportamiento de las personas y que prohíben lo que debe hacerse. Las reglas y procedimientos son controles impersonales que gobiernan el comportamiento de las personas en la organización.

c. Establecimiento de objetivos. Los objetivos sirven de guía a la acción de las personas. Hasta cierto punto, constituyen medios de control, aunque está no sea su finalidad principal.

d. Sistemas de información verticales. La información vertical puede transitar en dos sentidos: ascendentes y descendente. La información descendente lleva órdenes, mandatos, decisiones, aclaraciones y retroalimentación, que indican a los canales superiores que las tareas se ejecutaron. La información descendente se utiliza para controlar el desempeño de los subordinados, en tanto que la ascendentes suministra retroalimentación a los niveles más elevados. En ambos sentidos, los sistemas de información vertical constituyen medios de control, aunque ésta no sea su finalidad principal.

e. Relaciones laterales. Son comunicaciones entre pares, es decir, entre personas y cargos que ocupan el mismo nivel jerárquico en la organización. Aunque sirven para integrar y lograr coordinación, las relaciones laterales son medios de control que permiten que los pares se sincronicen mejor y reduzcan posibles discrepancias.

f. Organizaciones matriciales. La estructura matricial es un intento de dinamizar la vieja organización funcional y departa mentalizada hacia un grado más elevado de organización por productos o servicios. En la organización matricial, cada órgano o cargo está sujeto a doble obediencia:

Al gerente de la función y al gerente de producto o servicio. Aunque esta doble subordinación origina conflictos, su estructura matricial permite innovación, cambio y, sobre todo, adaptación rápida a las exigencias ambientales. Esto demuestra que las organizaciones disponen de diversos medios para intentar controlar el comportamiento de

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