PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

I.- OBJETIVO:

Establecer en forma clara y detallada las características que debe contener una solicitud de cotización, así como también obtener las condiciones de oferta del proveedor; con la finalidad de poder elegir la mejor opción del bien o servicio requerido garantizando las mejores condiciones de calidad, precio, formas de pago y tiempo de entrega.

II.- ALCANCE: 

Este procedimiento se aplica a todas las solicitudes de cotización sin excepción.

III.- RESPONSABILIDADES:

Jefe responsable del Área de Logística

IV.- PROCEDIMIENTO: 

El proceso tiene como punto de partida la identificación de la necesidad de un determinado bien o servicio. Una vez realizado el punto anterior, se procede con el envío del formato de solicitud de cotización a los distintos proveedores con la intención de recopilar la información necesaria. (Anexo 1).

La solicitud de cotización contiene ciertas características que son especificadas en el apartado IV.1. Asimismo, las obligaciones que el proveedor debe incluir en su oferta se detallan en el apartado IV.2.

IV.1.- CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN:

El formato de solicitud de cotización debe contener las siguientes especificaciones:

- Datos introductorios.- Información protocolar de la solicitud de cotización con los proveedores.

1. Nombre de nuestra empresa: Que realiza el requerimiento al posible proveedor.
2. Fecha: En la cual se elabora la petición de oferta.
3. Número de solicitud de cotización.
4. Correo de contacto de nuestra empresa.
5. Teléfono de contacto de nuestra empresa.
6. Horario de registro de participantes: Lapso de tiempo que tienen los proveedores para el envío de proformas.
7. Referencia de servicio: Descripción breve de la petición de oferta.
8. Nombre del destinatario: Empresa a la que se hace la petición de oferta.
9. Domicilio del destinatario: Domicilio de la empresa a la que se hace la petición de oferta.
10. Datos de contacto del destinatario: Se debe consignar teléfono y correo electrónico de empresa proveedora.

- Descripción del tipo de bien o servicio.-  Debe contener una descripción clara y precisa del bien (especificaciones técnicas, requerimientos técnicos, cantidad y unidades de medida) o servicio que se requiere.

IV.2.- OBLIGACIONES POR PARTE DEL PROVEEDOR:

Se debe exhortar al proveedor que al momento de elaborar su proforma de cotización tiene que incluir ciertos parámetros, entre ellos:

1. Datos de la empresa proveedora: Nombre, dirección, teléfonos, persona de contacto.
2. Descripción del bien o servicio a brindar.
3. Adjuntar ficha técnica del bien o en caso de ser un servicio, el procedimiento de trabajo.
4. Los precios deben mostrar el valor unitario y valor total (sin IGV).
5. Descuentos (si los hay).
6. Detallar la forma de pago del bien o servicio. Estas pueden ser:

• Al Crédito: El plazo de crédito, condiciones de pago y medio de pago.
• Al Contado: Medios de pago.
• Mixto: Uso de crédito y contado, el porcentaje de pago de cada uno, condiciones y medio de pago.

1. Servicio postventa.

• Garantía mínima.
• Garantizar soportes técnicos y repuestos.
• Representación directa del fabricante.
• Características de la garantía fábrica y su cobertura.

1. Condiciones de despacho.

• Tiempo de entrega del bien o inicio de operaciones para el servicio.
• El lugar de entrega del producto o servicio, conocido como lugar despacho.
• En caso el lugar de despacho no sea en el domicilio del proveedor, especificar si se incluye el costo de transporte de lugar de origen a lugar de despacho.

1. Indicar vigencia de la proforma de cotización.

ANEXO 1: FORMATO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

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SOLICITUD DE COTIZACION N° AQP 1146

info@abelloconsultores.com

Telefax: 054-421662                                        

Registro de Participantes

Del: 23/02/2020 de 07:00 am

Al:01/03/2020 a  01:00 pm

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