Solicitud de Cotización – Estableciendo condiciones de pago, tiempo de entrega..

CARGO: ASISTENTE DE COMPRAS

Descripción: Coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de materiales, insumos  y repuestos que necesite el Centro Operativo  para su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se realicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más conveniente.
Es la encargada de realizar el primer contacto con los proveedores, darle seguimiento a todas las requisiciones manifestadas por los responsables de  los procesos de ejecución que se efectúan en el taller. Velar por la oportuna respuesta a las necesidades para no interrumpir y dar   cabalidad cumplimiento de los procesos.  Administrar  los archivos de compras.

Procesos:

• Elabora Requisición
• Contacto de Proveedores
• Solicitud de Cotización – Estableciendo condiciones de pago, tiempo de entrega.
• Procurar revisión y aprobación de cotización
• Emisión de  orden de compra
• Procura revisión y aprobación orden de compra
• Enviar orden de compra a Proveedor
• Archivar en carpetas de Proveedores y  Correlativos Órdenes de Compra

Procedimiento:

1.- El responsable de la ejecución de un proceso , manifiesta su requerimiento de compras ya sea por insumos, y/o repuestos. Al recibir la información, el Asistente de Compras  debe detallar el destino de la compra y a donde se cargara el gasto (Equipo, Dpto. Obra).-

2. Identificar el proveedor, contactarlo, negociando precio, tiempo de entrega. Solicitar cotización formal por escrito.

3. Una vez recibida la cotización elaborar orden de compra, y  solicitar su autorización por ante los responsables de autorizar.

4. Autorizada la orden de compra, se imprime se hace firmar por el Responsable,   y se envía al proveedor.

5. Se le hace seguimiento a esta orden de compra hasta que se haga efectiva la compra.

6. Se chequea la mercancía recibida con la orden de compra y factura.  Y se procede a realizar la recepción en el Sistema Epicor.

7. Se le entrega factura original al Encargado de Almacén para que confirme la información y selle y firme la factura en señal de conformidad.

8. Se procede a sacarle copia a la factura y orden de compra.

9. Se elabora relación de valija relacionando factura y orden de compra  y enviar a Cuentas por pagar a oficina.

10. Se archiva orden de compra en su correlativo, y factura en carpeta del proveedor.

11. Atender proveedores en cuanto a dar información sobre facturas pendientes por pagos.

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